Oft kommen schon bei der Auswahl der Software unterschiedliche Lizenzmodelle in Betracht. Bei URVE Smart Office (USO) verwenden wir 2 Modelle: SaaS und SoP. Worin bestehen ihre Unterschiede und was sind ihre Vor- und Nachteile?
Zuerst die Definition: SaaS, oder Software as a Service, ist die Bereitstellung von Software in der Cloud, wobei der Betrieb der Anwendung, ihre Entwicklung und Aktualisierung in der Verantwortung des Lösungsanbieters liegt. Theoretisch ist dies der schnellste Weg, das System zu implementieren und erfordert die geringste (oder gar keine) Unterstützung seitens der IT-Abteilung.
SoP, oder System On Premises, ist ein Modell, bei dem die Software auf der Hardware und Infrastruktur des Käufers installiert wird. In diesem Fall ist der Anbieter für die Entwicklung zuständig, während die IT-Abteilung für die Wartung und Aktualisierung verantwortlich ist.
Viele Kunden kommen bereits mit vorgegebenen Richtlinien, die durch die Unternehmenspolitik definiert sind. Wie wählen wir das beste Modell für uns aus, wenn wir aber keine vorgegebenen Leitlinien haben? Im Folgenden finden Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen sowie eine vereinfachte Tabelle zum Vergleich.
Wichtige Punkte | SaaS | SoP |
Implementierungskosten | Keine bzw. sehr gering | Hoch – einmaliger Kauf der Lizenz + Vorbereitung der Infrastruktur in der Firma |
Laufende Kosten | Monatliches Abo | Keine |
Garantie | Im Rahmen des Abos | Endet nach 12 oder 24 Monaten |
Fernbetreuung oder SLA (Service Level Agreement) | Im Rahmen des Abos | Zusätzliche Regelungen zu Reaktionszeiten |
Inbetriebnahmezeit | 1 Tag | Mehrere Tage – mehrere Wochen |
Sicherheit | Benutzerdaten befinden sich in einer privaten Cloud | Benutzerdaten sind auf internen Servern gespeichert |
Integrationen | Integration mit externen Systemen möglich | |
Datenverarbeitung | Zugriff auf Daten auch für den Zulieferer | Keine Verarbeitung der Daten durch externe Unternehmen |
Wie hoch sind die Umsetzungskosten?
Bei SaaS fallen nur geringe oder gar keine Implementierungskosten an. Wie ist dies möglich? Damit das System schnell in Gang kommen kann, verwenden wir eine private Cloud-Lösung, und nur die Erstkonfiguration trennt uns davon, den Dienst zu starten. Wenn Sie Office 365 einsetzen und möchten, dass die Nutzer die bereits vorhandenen Logins und Passwörter verwenden, fragen wir Ihre IT-Abteilung nach den notwendigen Daten, um unsere Systeme zu bündeln.
Bei SoP ist neben den bereits erwähnten Lizenzkosten auch die Unterstützung seitens der IT-Abteilung bei der Vorbereitung von Hardware, Infrastruktur, Zertifikat, Domain und der späteren Konfiguration erforderlich. Um dies zu erleichtern, erhalten Sie von uns eine kurze Checkliste.
Wie hoch sind die laufenden Kosten?
Bei SaaS sind die monatlichen Abonnements die einzigen Kosten, die anfallen. Dieses Abonnement bietet vollen Zugang zur USO und Unterstützung in unvorhergesehenen Fällen. Beim SoP-Modell fallen keine zusätzlichen Unterhaltungskosten für die Lizenz an.
Wie lange gilt die Garantie?
SaaS – die Garantie dauert so lange wie die entrichtete Abonnementgebühr.
SoP – die Garantiezeit beträgt 12 oder 24 Monate und kann anschließend verlängert werden.
Benötige ich Fernsupport oder ein SLA?
Fernsupport oder SLA (Service Level Agreement) sind erforderlich, wenn die IT-Abteilung einen Teil der Dienste von ihren eigenen Ressourcen auf den Softwareanbieter outsourcen möchte. Sehr oft beinhaltet ein solcher Vertrag bestimmte Uhrzeiten und Fristen für die Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis. Damit ist gewährleistet, dass die Störung schnell behoben wird.
Mit SaaS ist der Support viel schneller, weil wir die Cloud immer in unserer Obhut haben. Um eine ebenso schnelle Reaktion im SoP aufrechtzuerhalten, muss uns Ihre IT-Abteilung einen permanenten, sicheren Zugang zum implementierten System gewähren.
Wie schnell kann ich mit der Benutzung des Systems beginnen?
Bei einer SaaS-Lösung liegt fast die gesamte Arbeit auf der Seite des Anbieters. Unsere Rekordzeit für die Bereitstellung des Systems, einschließlich des Benutzerimports, betrug nur 14 Minuten und 23 Sekunden!
Bei SoP können die Projekte je nach Komplexität, Sicherheitsniveau und Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und oft auch mit den für die Netzkonfiguration, VPNs oder Integrationen zuständigen Auslandsniederlassungen einige Tage bis hin zu einigen Wochen dauern.
Welche Lösung ist im Hinblick auf die Datenverarbeitung sicherer?
Wie werden die Daten der Systemnutzer verarbeitet?
Beide Lösungen sind sehr sicher.
Bei SoP werden die personenbezogenen Daten der Nutzer nicht außerhalb der Firmenstruktur übermittelt. Alle Daten verbleiben auf internen Servern innerhalb der IT-Struktur des Unternehmens.
Wenn Sie sich für SaaS entscheiden, werden die Benutzerdaten auf einem Cloud-Server gespeichert oder importiert, und nur der Server-Anbieter kann darauf zugreifen. Wir bestätigen die Sicherheit durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir verwenden nur Clouds innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, um alle Auflagen der DSGVO zu erfüllen!
Kann das USO mit externen Systemen integriert werden?
In beiden Fällen ist die Integration mit internen Systemen möglich, darunter Microsoft Exchange, Office 365, Azure, Active Directory, KeyCloak und andere.
