Wybierz temat:

Proces zakupowy i wdrożenie systemu

Nasi doradcy klienta dokonują wstępnej analizy biznesowej Państwa potrzeb, podczas której proponujemy najlepsze rozwiązania dopasowane do stylu pracy Waszej organizacji. Na tej podstawie dokonujemy wyceny i przedstawiamy wstępne warunki współpracy. Następnie wspólnie omawiamy warunki wdrożenia i podpisujemy umowę. Końcowym etapem jest umówienie się na zdalne wdrożenie systemu.

Tak. Wybierasz te moduły rezerwacji (Desk, Room, Park, Lockers, Others), których aktualnie potrzebujesz w Twojej organizacji. Jeśli po czasie będziesz potrzebować pozostałych modułów Smart Office to możesz je dokupić i błyskawicznie dodać do wykorzystywanego systemu. 

Tak. Zapewniamy pełną dowolność przy wyborze sposobów (interfejsów) rezerwacji dla użytkowników (aplikacja na smartfon, aplikacja www, plugin Microsoft Outlook, Teams lub Sharepoint). Jeśli po jakimś czasie będziesz potrzebować innych sposobów rezerwacji, to możesz je dokupić i zintegrować z aktualnie wykorzystywanym systemem. 

Proces wdrożenia narzędzi Smart Office jest niezwykle szybki. Po ustaleniu potrzeb Twojej organizacji otrzymujesz od nas listę techniczną z punktami, które należy spełnić, aby zespół naszych specjalistów mógł skutecznie wdrożyć rozwiązanie w Waszej infrastrukturze IT. Wszystko to przy zachowaniu wyśrubowanych norm bezpieczeństwa. Takie wdrożenie zajmuje przeważnie mniej niż 15 minut. Na koniec przeszkolimy Twoich administratorów technicznych i biznesowych, by sprawnie poruszali się w systemie.

Należy pamiętać, że jest to wdrożenie systemu IT i zalecamy ścisłą współpracę z odpowiednimi działami utrzymania systemów.

Jeżeli będziemy wdrażać rozwiązanie w środowisku informatycznym Twojej organizacji (SoP), należy przygotować:  

– wydzielony serwer z systemem Windows, może być wirtualny;  
– domenę, pod którą będzie dostępna aplikacja;  
– oraz certyfikat SSL dla tej domeny, by zapewnić bezpieczeństwo komunikacji.  

Jeżeli decydujesz się na subskrypcję (SaaS), to wszystkie prace serwerowe są po naszej stronie i Twój system będzie na Ciebie czekał w ustalonym czasie.

Szczegółowe informacje na temat przygotowania infrastruktury i wdrożenia systemu udzielamy Wam w trakcie analizy projektu.

Oczywiście. Udostępniamy za darmo w pełni funkcjonalną wersję systemu do standardowych testów oraz PoC (Proof of Concept). Wystarczy się z nami skontaktować i zgłosić chęć testów systemu.

Tak. Mamy przygotowane rozwiązanie chmurowe, które jest najszybsze do wdrożenia. Oczywiście, dostępna jest klasyczna wersja On-Premise, która instalowana jest w infrastrukturze informatycznej Waszej organizacji. Wspieramy też rozwiązania hybrydowe, jeżeli Twoja organizacja preferuje taki wariant.

W obydwu przypadkach bezpieczeństwo stoi na najwyższym poziomie i opiera się na wyśrubowanych normach bezpieczeństwa oraz przetwarzania danych, szyfrowanej komunikacji czy też dwustopniowej autoryzacji użytkowników. Szczególny nacisk kładziemy na aplikację mobilną, która co jakiś czas poddawana jest wyśrubowanym testom OWASP. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule:

 https://smartoffice.expert/pl/co-jest-lepsze-saas-czy-sop/

Przez wszystkie lata istnienia URVE Smart Office rozbudowaliśmy system o liczne funkcjonalności, które spełniają witalne potrzeby biznesowe firm w zakresie rezerwacji i zarządzania zasobami. Jeśli Twoja organizacja potrzebuje czegoś innego to chętnie przyjrzymy się Waszym potrzebom i zaproponujemy optymalne rozwiązanie. 

URVE Smart Office

Tak. Podkreślamy, że produkty z serii URVE Smart Office są stale rozwijane i nie zmieni się to przez najbliższe kilka lat. Zapewniamy ciągłość produktów dzięki cyklicznym aktualizacjom, które można sprawdzić tutaj:

 https://smartoffice.expert/pl/historia-wersji-aplikacji/

Oczywiście. Wszystkie nasze produkty, zarówno oprogramowanie jak i urządzenia, objęte są gwarancją. Wsparcie realizujemy w normalnym trybie. W porozumieniu z Państwem możemy podpisać dodatkową umowę SLA, która zobowiązuje nas do ekspresowej reakcji na każde zgłoszenie. 

Tak. Wygląd aplikacji użytkownika może być łatwo dostosowany do kolorystyki Twojej marki lub firmy. Dodatkowo możesz zamienić domyślny logotyp URVE Smart Office na Twoje logo. Dzięki tym zabiegom, pracownicy będą utożsamiać system rezerwacji z Twoją organizacją. 

Tak. Widok mapy lokalizacji jest dostępny na etapie rezerwacji w każdym interfejsie użytkownika: na smartfonie, w przeglądarce internetowej, pluginie do Microsoft Outlook, czy też w Teams i Sharepoint. Widoczne są na nim wszystkie zasoby wraz w informacją o ich dostępności w wybranym czasie. Możesz też oznaczyć swoje ulubione zasoby. 

Tak. Zadbaliśmy, by taka rezerwacja była dostępna dla wyznaczonych przez administratora użytkowników. Co więcej, możesz wskazać, dla kogo konkretnie taki użytkownik będzie mógł rezerwować. 

Jeżeli Smart Office będzie zintegrowany z systemami Microsoft, to twoi pracownicy będą się uwierzytelniać swoim loginem i hasłem domenowym, nie musisz tworzyć użytkowników ponownie. Jeżeli tworzysz użytkowników bezpośrednio w systemie, wszystko zależy od ich liczby. Gdy masz ich wielu, spytaj nas o wsparcie w tym zakresie.

Nie ma ograniczeń w tym zakresieTrzeba jednak pamiętać o mocniejszym serwerze przy większej liczbie użytkowników, o czym informujemy na etapie analizy biznesowej.

Nie ma ograniczeń w tym zakresie. Trzeba jednak pamiętać o mocniejszym serwerze przy większej liczbie użytkowników, o czym informujemy na etapie analizy biznesowej. 

URVE Room

Widok mapy, czy też planu lokalizacji, jest dostępny na etapie rezerwacji w każdym interfejsie użytkownika: na smartfonie, w przeglądarce internetowej, pluginie do MS Outlook, czy też w Teams i Sharepoint. Widoczne są na nim wszystkie zasoby, do których rezerwacji użytkownik ma uprawnienia, wraz w informacją o ich dostępności w wybranym czasie.

Do dyspozycji użytkowników oddaliśmy funkcjonalność „zgłoś problem”, gdzie mogą opisać wykryte problemy z wyposażeniem sali, uprzednio wybierając odpowiednie pomieszczenie z listy.

Tak. Zadbaliśmy, by taka rezerwacja była dostępna dla wybranych przez administratora użytkowników. Co więcej, możesz wskazać, dla kogo konkretnie taki użytkownik będzie mógł rezerwować.

Zapewniamy szereg rozwiązań, które wspierają pracę biura i dlatego możesz wyświetlać dowolne treści multimedialne na dużych ekranach oraz na małych, przy salach konferencyjnych. Wykorzystasz do tego niewielkie playery multimedialne montowane za ekranami oraz interaktywne panele LOBO, umiejscowione przy wejściach do sal konferencyjnych. Panele LOBO umożliwią Ci obsługę rezerwacji w danym pomieszczeniu.

Panel użytkownika może być dostosowany do wymagań wizualnych Twojej firmy. Jako administrator będziesz mógł dostosować kilka podstawowych parametrów kolorystycznych systemu, a także umieścić wybrany przez Ciebie logotyp. Dzięki tym zabiegom, pracownicy będę utożsamiać swobodę rezerwacji bezpośrednio z Twoją organizacją.

Tak, możesz dodać użytkowników spoza Twojej firmy oraz ograniczyć ich uprawnienia.

URVE
Desk

Widok mapy, czy też planu lokalizacji, jest dostępny na etapie rezerwacji w każdym interfejsie użytkownika: na smartfonie, w przeglądarce internetowej, dodatku do MS Outlook, czy też w Teams i Sharepoint. Widoczne są na nim wszystkie zasoby, do których rezerwacji użytkownik ma uprawnienia, wraz w informacją o ich dostępności w wybranym czasie.

Jedną z opcji URVE Smart Office jest potwierdzanie rezerwacji przez zeskanowanie QR kodu. W takiej sytuacji rezerwacja jest potwierdzona i wiadomo, że użytkownik skorzystał z biurka. W momencie gdy brakuje potwierdzenia, rezerwacja jest automatycznie anulowana i biurko trafia do puli wolnych zasobów.

Tak. Zadbaliśmy, by opcja rezerwacji dla innych osób była dostępna. Administrator systemu określa kto może przeprowadzać takie rezerwacji i dla kogo. Dzięki temu manager zespołu może otrzymać uprawnienia do rezerwacji biurek dla wszystkich członków swojego zespołu.

Postaraliśmy się, aby proces ten był maksymalnie intuicyjny i bezproblemowy. Administrator systemu wgrywa do Smart Office plik graficzny z mapą biura, danego piętra lub parkingu, a następnie umieszcza na nim zasoby: biurka, sale konferencyjne, czy też miejsca parkingowe. Jako użytkownik możesz podejrzeć mapę już na etapie rezerwacji i wybrać dane biurko przy którym chcesz pracować.

Oczywiście. Możesz zdecydować się na wdrożenie Smart Office w ograniczonym zakresie, a następnie rozbudować system o inne rezerwacje, np. masz biurka, a rozbudowa obejmie rezerwację miejsc parkingowych. To jednak nie koniec, bo oferujemy Ci także emitowanie treści multimedialnych na ekranach w biurze (Digital Signage), interaktywne panele LOBO do powieszenia przy Twoich salach konferencyjnych czy też szafki pracownicze sterowane z naszej aplikacji!

Panel użytkownika może być dostosowany do wymagań wizualnych Twojej firmy. Jako administrator będziesz mógł dostosować kilka podstawowych parametrów kolorystycznych systemu, a także umieścić wybrany przez Ciebie logotyp. Dzięki tym zabiegom, pracownicy będę utożsamiać swobodę rezerwacji bezpośrednio z Twoją organizacją.

URVE Park

Widok mapy z planem parkingowym jest dostępny na etapie rezerwacji w dowolnym interfejsie użytkownika: na smartfonie, w przeglądarce internetowej, dodatku MS Outlook lub w Teams i Sharepoint. Mapa pokazuje wszystkie zasoby, do których użytkownik ma uprawnienia do rezerwacji, wraz z informacją o ich dostępności w wybranym czasie.

Tak. Zapewniliśmy, że taka rezerwacja jest dostępna dla użytkowników wybranych przez administratora. Co więcej, możesz wskazać dla kogo konkretnie taki użytkownik będzie mógł dokonać rezerwacji.

W systemie Smart Park jest możliwość wpisania numeru rejestracyjny samochodu gościa. Dzięki temu zostanie on wpuszczony na parking.

Staraliśmy się, aby proces ten był jak najbardziej intuicyjny i bezproblemowy. Administrator systemu wgrywa do Smart Office plik graficzny z mapą parkingu, a następnie rozmieszcza miejsca parkingowe. Jako użytkownik możesz podejrzeć mapę już na etapie rezerwacji i wybrać konkretne biurko, przy którym chcesz pracować.

Przy wjeździe na parking możesz zamieścić ekran, na którym wskażesz odwiedzającemu jego miejsce parkingowe. Moduł Digital Signage automatycznie wykorzysta dane ze Smart Office, więc nie musisz robić tego ręcznie.

URVE Locker

Tak, użytkownik może dokonać rezerwacji wielu szafek. Udzielaniem takich uprawnień użytkownikom zajmuje się administrator systemu. 

Tak, system pozwala na odbieranie paczek od kurierów bez konieczności integracji z ich systemami.

Tak, system pozwala na dokonanie rezerwacji dla kogoś. W ten sposób system umożliwia także przekazywanie dokumentów pomiędzy pracownikami bądź departamentami.

Tak, możesz dodać użytkowników spoza Twojej firmy oraz ograniczyć ich uprawnienia.

Tak, szafki posiadają taki system otwierania awaryjnego.

Tak, system pozwala na zgłoszenie usterki drzwiczek konkretnej szafki.

Odpowiemy na wszystkie Twoje pytania

Zapraszamy do kontaktu!

Możesz skorzystać też z formularza