A menudo, incluso durante el proceso de selección del software, existen diferentes modelos de licencia. En el caso de URVE Smart Office (USO), utilizamos dos modelos: Saas y SoP. ¿En qué se diferencian y cuáles son sus ventajas e inconvenientes?
Empecemos con una definición: SaaS, siglas de Software as a Service, consiste en el suministro de software en un entorno basado en la nube, donde el proveedor de la solución se encarga del mantenimiento, desarrollo y actualizaciones de la aplicación. En teoría, es la forma más rápida de implantar un sistema y requiere una participación mínima o nula del departamento de TI.
SoP, que significa System on Premise, es un modelo en el que el software se instala en el hardware y la infraestructura del comprador. En este caso, el proveedor es responsable del desarrollo de la solución, y el departamento de TI se encarga del mantenimiento y las actualizaciones.
Muchos clientes tienen directrices predeterminadas definidas por sus políticas corporativas. Si no hay directrices predeterminadas, ¿qué modelo será el más beneficioso? A continuación encontrará algunas de las preguntas que nos hacen a menudo y una tabla simplificada a efectos comparativos.
Cuestiones importantes | SaaS | SoP |
Costes de aplicación | No o muy bajo | Alta – compra única de una licencia + instalación de infraestructura in situ |
Gastos de mantenimiento | Suscripción mensual | Ninguno |
Garantía | Incluido en el abono | Finaliza a los 12 o 24 meses |
Asistencia remota o SLA (Acuerdo de nivel de servicio) | Incluido en el abono | Es necesario acordar los tiempos de reacción |
Tiempo de arranque | 1 día | Varios días – varias semanas |
Seguridad | Los datos de los usuarios se almacenan en una nube privada | Los datos de los usuarios se almacenan en servidores internos |
Integraciones | Posible integración con sistemas externos | |
Tratamiento de datos | El proveedor puede acceder a los datos | Los datos no son tratados por terceras entidades |
¿Cuál es el coste de la implantación?
En el caso del Saas, no hay costes de implantación, o son insignificantes. ¿Cómo es posible? Para garantizar un rápido lanzamiento del sistema, utilizamos una solución basada en la nube privada, y solo se requiere la configuración inicial para poner en marcha el servicio. Si utiliza Office 365 y desea que sus usuarios utilicen los datos de inicio de sesión existentes, pediremos a su departamento de TI que proporcione los datos necesarios para conectar nuestros sistemas.
En el caso de SoP, además de los costes de licencia, se requiere el apoyo del departamento informático para preparar el hardware, la infraestructura, el certificado, el dominio y la configuración en una fase posterior. Para facilitar este proceso, le ofrecemos una breve lista de comprobación.
¿Cuál es el coste de mantenimiento?
Para Saas, la suscripción mensual es el único coste de mantenimiento. Esta suscripción incluye el acceso completo a la USO y la asistencia en situaciones imprevistas. El modelo SoP no prevé ningún coste adicional de mantenimiento derivado de la licencia.
¿Cuál es el periodo de validez de la garantía?
SaaS: la garantía dura mientras se paga la suscripción.
SoP: la garantía es válida durante 12 o 24 meses y puede ampliarse posteriormente.
¿Se necesita asistencia remota o SLA?
El soporte remoto o un acuerdo de nivel de servicio (SLA) son necesarios cuando el departamento informático quiere transferir parte del servicio de sus propios recursos al proveedor de software. Este acuerdo implica muy a menudo la determinación de los tiempos de reacción ante incidentes. Esto garantiza que los fallos se resuelvan rápidamente.
En el caso de SaaS, la asistencia es mucho más rápida, ya que la nube está constantemente supervisada. Para garantizar una reacción igual de rápida en SoP, su departamento informático tiene que facilitarnos un acceso permanente y seguro al sistema implantado.
¿Con qué rapidez puedo empezar a utilizar el sistema?
En el modelo SaaS, el proveedor se encarga de casi todas las tareas y responsabilidades. ¡Nuestro tiempo récord para que el sistema esté disponible, incluida la importación de usuarios, es de 14 minutos y 23 segundos!
En el caso de SoP, el proyecto de implantación puede durar desde unos pocos días hasta varias semanas, dependiendo de la complejidad, el nivel de seguridad y la cooperación con el departamento de TI, que a menudo implica el enlace con los departamentos internacionales responsables de la configuración de la red, la VPN o la integración.
¿Qué solución es la más segura en términos de tratamiento de datos?
¿Cómo se procesan los datos de los usuarios del sistema?
Ambas soluciones son muy seguras;
En caso de SoP, los datos personales del usuario no se transmiten fuera de las estructuras de la empresa. Todos los datos se almacenan en los servidores internos de la estructura informática de la empresa.
Si se decide por Saas – los datos del usuario se guardan o importan al servidor en la nube y sólo el proveedor del servidor puede tener acceso a dichos datos. Confirmamos la seguridad de los datos mediante el contrato de cesión de datos. Utilizamos nubes situadas únicamente en el Espacio Económico Europeo para cumplir todos los requisitos del GDPR.
¿Se puede integrar USO con sistemas externos?
Ambas soluciones permiten la integración con sistemas externos como Microsoft Exchange, Office 365, Azure, Active Directory, KeyCloak y más.
