Często, już w trakcie wyboru oprogramowania, pojawiają się różne modele licencjonowania. W przypadku URVE Smart Office (USO) wykorzystujemy 2 modele: SaaS oraz SoP. Czym się różnią i jakie korzyści oraz wady niesie każdy z nich?
Zacznijmy od definicji: SaaS, czyli Software as a Service to udostępnienie oprogramowania w chmurze, gdzie działanie aplikacji, jej rozwijanie i aktualizowanie leży po stronie dostawcy rozwiązania. Teoretycznie jest to najszybszy sposób wdrożenia systemu i wymaga najmniejszego (lub wcale) wsparcia działu IT.
SoP, czyli System on Premise to model, w którym oprogramowanie instalowane jest na sprzęcie i infrastrukturze kupującego. W takim przypadku rozwój leży po stronie dostawcy, natomiast utrzymanie oraz aktualizacje leżą po stronie działu IT.
Wielu klientów przychodzi już z narzuconymi wytycznymi, które określone są przez politykę korporacyjną. Jeżeli nie mamy narzuconych wytycznych jak wybrać najlepszy model dla nas? Poniżej kilka pytań, które najczęściej słyszmy oraz uproszczona tabela do porównania.
| Ważne kwestie | SaaS | SoP |
| Koszty wdrożenia | Brak lub bardzo niskie | Wysoki – jednorazowy zakup licencji + przygotowanie infrastruktury w firmie |
| Koszty utrzymania | Abonament miesięczny | Brak |
| Gwarancja | W abonamencie | Kończy się po 12 lub 24 miesiącach |
| Zdalne wsparcie lub SLA (Service Level Agreement) | W abonamencie | Dodatkowe ustalenia czasów reakcji |
| Czas uruchomienia | 1 dzień | Kilka dni – kilka tygodni |
| Bezpieczeństwo | Dane użytkowników znajdują się w prywatnej chmurze | Dane użytkowników znajdują się na serwerach wewnętrznych |
| Integracje | Możliwa integracja z zewnętrznymi systemami | |
| Przetwarzanie danych | Dostęp do danych ma także dostawca | Dane nie są przetwarzane przez firmy zewnętrzne |
Jakie są koszty wdrożenia?
Gdy mówimy o SaaS koszty wdrożenia są niewielkie lub żadne. Jak to możliwe? Aby system mógł szybko wystartować, korzystamy z rozwiązania w prywatnej chmurze i tylko wstępna konfiguracja dzieli nas od uruchomienia usługi. Jeżeli wykorzystujecie Office 365 i chcecie by użytkownicy korzystali z posiadanych już loginów i haseł, to poprosimy Wasz dział IT o niezbędne dane do spięcia naszych systemów.
W przypadku SoP, oprócz wspomnianych kosztów licencji, wymagane jest wsparcie ze strony działu IT w zakresie przygotowania sprzętu, infrastruktury, certyfikatu, domeny i późniejszej konfiguracji. Aby to ułatwić, przekażemy Wam krótką checklistę.
Jakie są koszty utrzymania?
W SaaS abonament miesięczny jest całkowitym kosztem utrzymania. W ramach tego abonamentu zapewniamy pełny dostęp do USO oraz wsparcie w przypadku nieprzewidzianych sytuacji. Model SoP nie ma dodatkowych kosztów utrzymania wynikających z licencji.
Jak długo trwa gwarancja?
SaaS – gwarancja trwa tak długo, jak opłacany abonament.
SoP – okres gwarancji to 12 lub 24 miesiące, które następnie można przedłużyć.
Czy potrzebuję zdalnego wsparcia lub SLA?
Zdalne wsparcie lub SLA (Service Level Agreement) wymagane są, gdy dział IT chce przenieść część obsługi z własnych zasobów na stronę dostawcy oprogramowania. Bardzo często taka umowa wiąże się z określonymi godzinami i czasami reakcji na występujące zdarzenie. Daje to gwarancję szybkiej naprawy usterki.
W przypadku SaaS wsparcie jest dużo szybsze, ponieważ mamy chmurę zawsze pod naszą opieką. Aby zachować równie szybką reakcję w SoP, Wasz dział IT powinien zapewnić nam stały, bezpieczny dostęp do wdrożonego systemu.
Jak szybko mogę zacząć korzystać z systemu?
W rozwiązaniu SaaS prawie wszystkie prace są po stronie dostawcy. Nasz rekordowy czas udostępnienia systemu, wraz z importem użytkowników, to raptem 14 minut i 23sekundy!
W przypadku SoP projekty mogą trwać od kilku dni do nawet kilku tygodni w zależności od stopnia skomplikowania, poziomu zabezpieczeń i współpracy ze strony działu IT, a często również zagranicznych oddziałów odpowiadających za konfigurację sieci, VPN czy integracje.
Jakie rozwiązanie jest bardziej bezpieczne?
Oba rozwiązania się bardzo bezpieczne. W przypadku SoP, dane użytkowników nie są wysyłane poza struktury firmy i pozostają na wewnętrznych serwerach organizacji.
Czy można zintegrować USO z zewnętrznymi systemami?
W obu sytuacjach możliwa jest integracja z wewnętrznymi systemami, między innymi z Microsoft Exchange, Office 365, Azure, Active Directory, KeyCloak.
W jaki sposób przetwarzane są dane użytkowników systemu?
W przypadku rozwiązania SoP dane osobowe nie są przekazywane firmom i osobom zewnętrznym. Wszelkie dane znajdują się na serwerze w strukturach firmy.
Jeżeli decydujemy się na SaaS – dane użytkowników są zapisywane lub importowane do serwera w chmurze i dostawca serwera może mieć do nich dostęp. Bezpieczeństwo potwierdzimy umową powierzenia danych. Wykorzystujemy tylko chmury w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego, aby zapewnić obowiązywanie RODO!
