Niniejszy dokument określa warunki przetwarzania danych osobowych (zwanych dalej również „danymi”) w ramach aplikacji URVE Smart Office, zwanej dalej „Aplikacją”.

§1.DEFINICJE

1. Administrator – podmiot przetwarzający dane osobowe Użytkowników w ramach Aplikacji.
2. Dostawca – producent Aplikacji, Eveo Sp. z o. o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Walerego Sławka 3A, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000297280, NIP: 676-23-63-773 oraz REGON: 120580987.
3. Klient – podmiot, który bierze w użytkowanie Aplikację w swoim zamkniętym środowisku serwerowym oraz udostępnia ją do użytkowania swoim pracownikom.
4. Użytkownicy – osoby fizyczne, których dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w ramach użytkowania Aplikacji
5. Wdrożenie – pełne przekazanie Aplikacji przez Dostawcę oraz zainstalowanie jej w środowisku serwerowym Klienta

§2.KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH OSOBOWYCH

1. Dostawca w ramach Wdrożenia przekazuje Klientowi Aplikację wraz z oprogramowaniem serwerowym, które instalowane są zdalnie w zamkniętym środowisku serwerowym Klienta.
2. Dostawca pozostaje Administratorem do momentu zakończenia Wdrożenia aplikacji u Klienta. Od tej pory Administratorem danych osobowych staje się Klient, a obowiązki dotyczące przetwarzania danych osobowych w aplikacji przechodzą na niego.
3. Dostawca po zakończonym Wdrożeniu nie przetrzymuje na swoich serwerach żadnych danych osobowych Użytkowników.
4. Administrator ma obowiązek informowania Użytkowników o wszelkich procesach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych w ramach korzystania z Aplikacji oraz o podmiotach trzecich, którzy będą odbiorcami tych danych.
5. Z Dostawcą można się skontaktować się przy użyciu adresu e-mail: biuro[at]@eveo.pl.

§3.NA JAKIEJ PODSTAWIE PRZETWARZANE SĄ DANE OSOBOWE

Podstawa prawna przetwarzania danych wynika z przepisów RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych). Gdy jest wzmianka o:

• art.6 pkt 1 lit. a) RODO – oznacza to, że dane osobowe są przetwarzane na podstawie otrzymanej zgody,
• art.6 pkt 1 lit. b) RODO – oznacza to, że dane osobowe są przetwarzane, ponieważ są one niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem, na otrzymane żądanie,
• art.6 pkt 1 lit. c) RODO – oznacza to, że dane osobowe są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego,
• art.6 pkt 1 lit. f) RODO – oznacza to, że dane osobowe są przetwarzane w celu wykonania prawnie uzasadnionych interesów.

§4.INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH W CELU KORZYSTANIA Z APLIKACJI

1. Administrator może przetwarzać dane w celu umożliwienia Użytkownikom korzystania z Aplikacji. Przetwarzanie tych danych odbywa się na podstawie art. 6 pkt 1 lit. b) RODO.
2. Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników, takie jak: imię, nazwisko oraz adres e-mail.
3. Zebrane przez Administratora dane osobowe wykorzystywane są do uwierzytelnienia użytkowników korzystających z aplikacji.
4. Dane mogą zostać wykorzystane w celu weryfikacji tożsamości użytkownika, który utracił dostęp do swojego konta w aplikacji.
5. Aplikacja może uzyskać dostęp do danych z użyciem następujących uprawnień na urządzeniu mobilnym:
   • dostęp do aparatu fotograficznego, na potrzeby skanowania kodu QR – po uzyskaniu zgody Użytkownika,
   • dostęp do pamięci wewnętrznej – po uzyskaniu zgody Użytkownika.
6. Dane są przetwarzane do czasu ich usunięcia lub usunięcia konta w Aplikacji.
7. Użytkownikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
8. Podanie tych danych jest dobrowolne, jednak brak podania tych danych uniemożliwi korzystanie z Aplikacji.

§5.INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH W CELU ZAPEWNIENIA BEZPIECZEŃSTWA

1. Od momentu gdy Użytkownik uruchomi Aplikację, Administrator, w celu zapewnienia bezpieczeństwa usług, przetwarza poniższe dane:
   • publiczny adres IP urządzenia, z którego nadeszło zapytanie,
   • data i godzina zapytania,
   • liczba wysyłanych przez serwer bajtów,
   • informacje o błędach, jakie nastąpiły przy realizacji zapytania.
2. Prawnie uzasadnionym interesem w tym przetwarzaniu jest prowadzenie przez Administratora dzienników zdarzeń serwera i zabezpieczanie Aplikacji przed potencjalnymi cyberatakami i innymi nadużyciami. W tym, możliwość ustalenia adresu IP osoby wykonującej niedozwoloną czynność w obszarze Aplikacji, taką jak próba łamania zabezpieczeń, czy publikacja treści zabronionych, czy próby niedozwolonych działań z użyciem serwerów Administratora.
3. Przetwarzanie tych danych odbywa się na podstawie art. 6 pkt 1 lit. f) RODO.
4. Administrator będzie przechowywać te dane przez okres niezbędny do realizacji oznaczonych celów, nie później niż do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z odrębnych przepisów prawa.
5. Podanie tych danych jest warunkiem korzystania z Aplikacji. Brak podania tych danych uniemożliwi korzystanie z Aplikacji.
6. Użytkownikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
7. Aplikacja daje Administratorowi możliwość anonimizacji danych osobowych Użytkownika na jego życzenie.

§6.BEZWZGLĘDNE UPRAWNIENIA OSÓB, KTÓRYCH DANE SĄ PRZETWARZANE

Gdy piszemy o uprawnieniach związanych z przetwarzaniem danych osobowych Użytkowników, odnosimy się do niżej opisanych uprawnień. Możliwość skorzystania z poniższych uprawnień jest niezależna od podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych.

1. Prawo dostępu do danych – Użytkownicy mają prawo do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarza on dotyczące nich dane osobowe. Po otrzymaniu takiego żądania, Administrator jest zobowiązany dostarczyć kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Jeżeli takie żądanie wpływa drogą elektroniczną i jeżeli Administrator nie otrzyma innego zastrzeżenia, informacji udzieli również drogą elektroniczną.
2. Prawo do sprostowania danych – Użytkownicy mają prawo do żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących ich danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, mają Państwo prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia.
3. Prawo do usunięcia danych (bycia zapomnianym) – Użytkownicy mają prawo do żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących ich danych osobowych. Administrator ma wówczas obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania – Użytkownicy mają prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania.
5. Zautomatyzowane decyzje, w tym profilowanie – Użytkownicy mają prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływa.
6. Prawo do wniesienia skargi – Użytkownicy mają prawo do wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§7.WZGLĘDNE UPRAWNIENIA OSÓB, KTÓRYCH DANE SĄ PRZETWARZANE

Gdy piszemy o uprawnieniach związanych z przetwarzaniem danych osobowych Użytkowników, odnosimy się do niżej opisanych uprawnień. Możliwość skorzystania z nich jest każdorazowo zależna od podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych.

1. Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie – w przypadku, gdy Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie udzielonej zgody na to, Użytkownicy mają prawo do cofnięcia udzielonej zgody w dowolnej chwili. Naturalnie, cofnięcie udzielonej zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania danych osobowych.
2. Prawo do przenoszenia danych – Użytkownicy mają prawo otrzymać dostarczone Administratorowi przez siebie dane osobowe, w ustrukturyzowanym i powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Użytkownicy mają również prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze jego strony.
3. Prawo do sprzeciwu – w przypadku, gdy Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników na podstawie art. 6 pkt 1 lit. f) RODO, mają oni prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania tych danych, z przyczyn związanych z ich szczególną sytuacją.

§8.ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności. W takim przypadku, opublikujemy jej zaktualizowaną wersję w niniejszej lokalizacji.