Zarezerwuj biurko przed przyjazdem i zaplanuj pracę obok swojego zespołu. URVE Smart Desk ułatwia pracownikom organizację dnia w biurze, a administratorom zarządzanie stanowiskami i analizę ich wykorzystania.
URVE Smart Desk wspiera hot-desking, czyli współdzielenie biurek zamiast przypisywania ich na stałe. Pracownicy wybierają stanowiska na dni pracy w biurze, a administratorzy zarządzają ich dostępnością.
Sprawdź dostępne biurka na mapie, wybierz stanowisko z potrzebnym wyposażeniem i zarezerwuj je przed przyjazdem. Zobacz, gdzie pracuje Twój zespół, aby usiąść w pobliżu.
Udostępniaj biurka, określaj zasady rezerwacji i uprawnienia użytkowników. Analizuj wykorzystanie stanowisk, aby dopasować organizację przestrzeni do potrzeb firmy.
Po zalogowaniu wybierz termin, znajdź odpowiednie stanowisko i potwierdź rezerwację przed przyjazdem do biura.
01
Wskaż dzień, godziny i biuro, w którym chcesz pracować.
02
Sprawdź dostępne stanowiska na mapie. Wybierz biurko w dogodnej lokalizacji, z potrzebnym wyposażeniem lub blisko zespołu.
03
Zatwierdź wybór. Rezerwację sprawdzisz w systemie, a przy odpowiedniej konfiguracji również w swoim kalendarzu.
04
Zajmij zarezerwowane stanowisko i rozpocznij pracę. Jeśli w Twojej firmie obowiązuje potwierdzanie obecności, potwierdź ją zgodnie z ustalonymi zasadami.
Ułatw pracownikom planowanie obecności i wybór stanowiska. Zarządzaj dostępnością biurek oraz zasadami korzystania ze wspólnej przestrzeni.
Sprawdzaj dostępność i wyposażenie stanowisk. Wybieraj konkretne biurka w dogodnej lokalizacji lub wybranej strefie.
Zaplanuj dni pracy w biurze i sprawdź obecność współpracowników. Zobacz, gdzie zarezerwowali biurka, aby wybrać stanowisko w pobliżu.
Rezerwuj biurko jednorazowo lub według powtarzalnego harmonogramu. Zaplanuj stanowisko na regularne dni pracy w biurze.
Potwierdzaj korzystanie z biurka kodem QR. Zgodnie z konfiguracją system może zwalniać niepotwierdzone rezerwacje.
Ustalaj dostępność biurek, limity i okresy rezerwacji. Przypisuj stanowiska lub strefy wybranym zespołom i grupom użytkowników.
Otrzymuj informacje o nadchodzących rezerwacjach, ich zmianach oraz komunikatach administratora.
Sprawdź dostępność i zarezerwuj biurko na telefonie – również przed przyjazdem do biura.
Wybierz stanowisko na mapie i zarządzaj rezerwacjami w przeglądarce, bez instalowania aplikacji.
Rezerwuj biurka przez dodatek do Outlooka. Przy odpowiedniej konfiguracji rezerwacje pojawią się również w Twoim kalendarzu.
Korzystaj z funkcji Smart Desk w Teams, obok narzędzi do codziennej komunikacji z zespołem.
Analizuj rezerwacje i planuj dostępność stanowisk na podstawie danych. Sprawdzaj, jak zmienia się zapotrzebowanie na biurka w poszczególne dni i lokalizacje.
Sprawdzaj rezerwacje stanowisk i popularność poszczególnych stref. Jeśli wdrożenie obejmuje potwierdzanie obecności, uwzględniaj je w analizie.
Porównuj zapotrzebowanie w różnych dniach tygodnia. Wykorzystuj dane przy podejmowaniu decyzji o liczbie biurek i organizacji przestrzeni.
Identyfikuj rzadziej rezerwowane obszary i oceniaj możliwości ich reorganizacji. Dopasowuj przestrzeń do modelu pracy oraz potrzeb zespołów.
Smart Desk dopasowujemy do organizacji biura, sposobu pracy zespołów i wykorzystywanych narzędzi. Wspólnie ustalamy zakres wdrożenia – od konfiguracji stanowisk po integracje.
Smart Desk jest częścią platformy URVE. Nasze doświadczenie obejmuje projekty dla organizacji o różnych potrzebach – również wdrożenia obsługujące tysiące stanowisk.
Zrealizowanych na całym świecie w oparciu o platformę URVE.
Obsługiwanych w jednym wdrożeniu URVE Smart Office w międzynarodowym banku.
O tyle wzrosła liczba zasobów obsługiwanych przez URVE Smart Office u naszych klientów w ciągu 18 miesięcy.
DEMO URVE
Chcesz sprawdzić, jak działa URVE Smart Office? Wypełnij poniższy formularz, aby uzyskać dostęp do wersji próbnej. Możesz też skontaktować się z nami mailowo.
Sprawdź odpowiedzi na pytania o rezerwację biurek, integracje i wdrożenie URVE Smart Desk.
URVE Smart Desk to nowoczesny system do rezerwacji biurek i planowania obecności w biurze, zaprojektowany z myślą o organizacjach pracujących w modelu hybrydowym i elastycznym. Umożliwia pracownikom szybkie znalezienie i zarezerwowanie miejsca pracy, a firmom – efektywne zarządzanie przestrzenią biurową. System eliminuje chaos organizacyjny i zwiększa komfort pracy zespołów.
Po zalogowaniu wybierz termin i dostępne biurko na mapie lub liście stanowisk, a następnie potwierdź rezerwację. Możesz zaplanować dni pracy w biurze z wyprzedzeniem, zgodnie z zasadami rezerwacji obowiązującymi w firmie. Rezerwacja zapisze się w systemie, a przy odpowiedniej konfiguracji integracji również w Twoim kalendarzu.
Tak. Zależnie od konfiguracji wdrożenia ze Smart Desk można korzystać również przez infokioski i ekrany dotykowe dostępne w biurze. Obsługiwane czynności, takie jak rezerwacja stanowiska czy potwierdzanie obecności, ustalamy w ramach doboru urządzeń i konfiguracji systemu.
Tak, system umożliwia rezerwacje cykliczne, na przykład na stałe dni tygodnia. To szczególnie przydatne w przypadku zespołów hybrydowych, które pracują stacjonarnie według ustalonego harmonogramu.
Tak. Smart Desk pozwala sprawdzić, które biurka współpracownicy zarezerwowali na wybrany dzień. Ułatwia to planowanie wspólnej pracy i wybór stanowiska w pobliżu zespołu. Rezerwacja wskazuje planowane miejsce pracy; potwierdzanie obecności zależy od konfiguracji wdrożenia.
Tak. Smart Desk umożliwia korzystanie z rezerwacji w środowisku Microsoft 365. Rezerwacje mogą być synchronizowane z kalendarzem Outlook, a użytkownicy mogą korzystać z funkcji systemu z poziomu Microsoft Teams. Dokładny zakres integracji zależy od konfiguracji wdrożenia.
Smart Desk ułatwia organizację pracy hybrydowej, wybór biurka i zarządzanie dostępnością stanowisk. Dostarcza danych o rezerwacjach, które wspierają decyzje dotyczące liczby biurek, wykorzystania powierzchni i kosztów organizacji biura. Jeśli wdrożenie obejmuje potwierdzanie obecności, można uwzględniać je również w analizie.
Tak. W zależności od nadanych uprawnień manager może przeglądać rezerwacje zespołu, zatwierdzać lub odrzucać zgłoszenia oraz tworzyć rezerwacje grupowe dla pracowników.
Tak. Do każdego stanowiska można przypisać informacje o wyposażeniu, takim jak stacja dokująca, dodatkowy monitor, regulowane biurko lub wyposażenie ergonomiczne. Użytkownik może dzięki temu wybrać stanowisko odpowiadające jego potrzebom.
Tak. URVE Smart Desk można wdrożyć w chmurze w modelu SaaS lub na infrastrukturze Twojej organizacji w modelu on-premises. Wybór zależy od wymagań IT i zasad obowiązujących w firmie. W modelu chmurowym utrzymanie i aktualizacje zapewnia dostawca. Przy instalacji lokalnej podział obowiązków dotyczących utrzymania, aktualizacji i wsparcia ustalamy w ramach wdrożenia.
Zaczynamy od ustalenia potrzeb, układu biura i zasad rezerwacji. Następnie konfigurujemy stanowiska, uprawnienia i uzgodnione integracje oraz przygotowujemy użytkowników do korzystania z systemu. Termin zależy od skali projektu, przygotowania infrastruktury i zakresu prac. Harmonogram ustalamy po analizie wymagań.
Smart Desk dostarcza danych o rezerwacjach, które pomagają analizować zapotrzebowanie na biurka i planować organizację przestrzeni. Jeśli wdrożenie obejmuje potwierdzanie obecności, można uwzględniać je w analizie. Informacje te wspierają decyzje dotyczące liczby stanowisk i wykorzystania powierzchni w ramach działań organizacji związanych z kosztami i ESG.
Tak. Istnieje możliwość skorzystania z demo systemu, które pozwala zapoznać się z funkcjonalnością Smart Desk, zobaczyć, jak działa w praktyce i ocenić dopasowanie rozwiązania do potrzeb organizacji.
Koszt zależy m.in. od liczby biurek i użytkowników, wybranych funkcji, modelu wdrożenia oraz zakresu integracji i dodatkowych urządzeń. Wycenę przygotowujemy po poznaniu potrzeb organizacji i wymagań technicznych.