Smart Locker nie oznacza dziś jednego konkretnego rodzaju elektronicznej szafki. W zależności od sposobu pracy organizacji ten sam koncept może służyć do czasowego przechowywania rzeczy osobistych, stałego przydzielania szafek pracownikom, bezobsługowego przekazywania sprzętu, wydawania towaru zakupionego on-line albo kontrolowanego pobierania i zwracania narzędzi.
Dlatego wybór Smart Lockera dla firmy powinien zaczynać się nie od wyglądu mebla czy rodzaju zamka, ale od pytania: jaki proces ma obsługiwać system?
Innego rozwiązania potrzebuje pracownik zakładu produkcyjnego korzystający codziennie z tej samej szafki, innego osoba pojawiająca się w biurze dwa razy w tygodniu, a jeszcze innego dział IT, który chce wydawać laptopy bez konieczności umawiania odbioru z pracownikiem.
W tym artykule porównujemy najważniejsze rodzaje Smart Lockerów i wyjaśniamy, kiedy najlepiej sprawdza się każdy z nich.
Smart Locker to nie tylko elektroniczna szafka
Tradycyjna szafka pełni przede wszystkim funkcję miejsca do przechowywania. Smart Locker rozszerza ją o warstwę cyfrową: identyfikację użytkownika, przydzielanie skrytek, zarządzanie uprawnieniami, historię operacji oraz możliwość automatyzacji całego procesu.
W zależności od konfiguracji dostęp może odbywać się m.in. za pomocą aplikacji, karty RFID, kodu QR lub PIN-u, a administrator może zarządzać użytkownikami i uprawnieniami z poziomu systemu.
Najważniejszą różnicą pomiędzy poszczególnymi rodzajami Smart Lockerów nie jest jednak sposób otwierania drzwi. Jest nią logika działania.
Czy skrytka należy przez dłuższy czas do jednej osoby? Czy jest przydzielana dowolnemu użytkownikowi tylko na kilka godzin? Czy można ją wcześniej zarezerwować? Czy służy do przechowywania własnych rzeczy, czy do przekazania przedmiotu innej osobie? Może pracownik pobiera z niej firmowy zasób, który później powinien zwrócić? Być może organizacja chce zautomatyzować proces wydawania sprzedanych produktów?
Odpowiedzi na te pytania prowadzą do wyboru właściwego rozwiązania.
Jakie są rodzaje Smart Lockerów?
System Smart Locker może obsługiwać kilka zupełnie różnych scenariuszy. W rozwiązaniu URVE można wyróżnić pięć podstawowych modeli: Smart skrytkę na chwilę, Smart skrytkę na stałe, Smart skrytkę biurową, Smart Wydaniomat oraz Smart Narzędziomat.
Każdy z nich odpowiada na inne potrzeby organizacji.
Smart skrytka na chwilę – jedna pula skrytek dla wielu użytkowników
Jak działa skrytka na chwilę?
Smart skrytka na chwilę jest przeznaczona do sytuacji, w których użytkownik potrzebuje miejsca tylko przez określony czas.
Nie otrzymuje jednej konkretnej szafki na miesiące czy lata. Korzysta z wolnej skrytki, a po zakończeniu użytkowania zostaje ona zwolniona i może zostać wykorzystana przez kolejną osobę.
To model, w którym jedna pula elektronicznych skrytek może obsługiwać znacznie większą liczbę użytkowników.
W systemie URVE użytkownik może wybrać dostępną skrytkę, system przypisuje ją czasowo, a po zakończeniu rezerwacji wraca ona do wspólnej puli.
Dla kogo sprawdzi się Smart skrytka na chwilę?
Ten rodzaj Smart Lockera jest szczególnie przydatny tam, gdzie występuje duża rotacja użytkowników i nie ma potrzeby zapewniania każdej osobie własnej szafki.
Dobrym przykładem są szatnie rotacyjne, kluby sportowe, siłownie, obiekty rekreacyjne, przestrzenie wspólne czy miejsca odwiedzane przez gości i użytkowników czasowych.
Z perspektywy organizacji najważniejsza jest tutaj efektywność wykorzystania dostępnej przestrzeni. Zamiast utrzymywać dużą liczbę szafek przypisanych do osób, które w danym momencie z nich nie korzystają, firma udostępnia wspólną pulę aktywnie wykorzystywaną przez kolejnych użytkowników.
Smart skrytka na stałe – własna szafka bez tradycyjnego klucza
Na czym polega stały przydział skrytki?
W tym modelu konkretna skrytka jest przypisywana do konkretnego użytkownika na dłuższy okres.
Może to być pracownik, uczeń, student lub inna osoba, która powinna mieć stały dostęp do tego samego miejsca. Administrator przypisuje skrytkę użytkownikowi, a przydział obowiązuje do momentu jego zmiany lub usunięcia.
W rozwiązaniu URVE użytkownik może codziennie korzystać z tej samej skrytki i otwierać ją za pomocą przypisanej metody dostępu, a administrator kontroluje przydziały i uprawnienia z poziomu systemu.
Gdzie sprawdzi się Smart skrytka na stałe?
To rozwiązanie odpowiada przede wszystkim tradycyjnemu modelowi szafek pracowniczych, ale eliminuje problem zarządzania mechanicznymi kluczami.
Dlatego jest szczególnie użyteczne w zakładach produkcyjnych, szatniach pracowniczych, szkołach, uczelniach, internatach i innych organizacjach, w których użytkownik powinien mieć własne miejsce przez dłuższy czas.
Różnica względem zwykłej szafki polega na sposobie zarządzania. Gdy pracownik odchodzi z firmy albo zmienia dział, administrator nie musi fizycznie odbierać i ponownie wydawać klucza. Może zakończyć przydział w systemie i nadać uprawnienie kolejnej osobie.
Skrytka na stałe czy na chwilę?
Podstawowe kryterium jest bardzo proste.
Jeżeli użytkownik powinien korzystać codziennie z tego samego miejsca – lepszy będzie stały przydział. Jeśli natomiast najważniejsze jest współdzielenie jednej puli szafek pomiędzy zmieniającymi się użytkownikami – bardziej efektywny będzie model czasowy.
Smart skrytka biurowa – rozwiązanie dla pracy hybrydowej
Dlaczego biuro potrzebuje innego modelu?
Nowoczesne biuro stawia przed systemem szafek trochę inne wymagania.
Pracownik może pojawiać się w siedzibie tylko w wybrane dni. Nie zawsze potrzebuje więc własnej szafki dostępnej przez cały rok. Jednocześnie chce mieć możliwość zaplanowania swojej obecności i zapewnienia sobie miejsca do przechowywania rzeczy wtedy, kiedy faktycznie przyjeżdża do biura.
W takim środowisku sprawdza się Smart skrytka biurowa.
System może pozwalać na elastyczne lub stałe przypisywanie skrytek, a dostęp nie wymaga tradycyjnego klucza. W rozwiązaniu URVE użytkownicy mogą korzystać m.in. z aplikacji, karty RFID lub PIN-u, natomiast administrator kontroluje dostępność, przydziały i historię operacji.
Smart skrytka biurowa a skrytka na chwilę – jaka jest różnica?
Na pierwszy rzut oka oba rozwiązania mogą wydawać się podobne, ponieważ w obu przypadkach skrytka może być używana czasowo.
Różnica wynika przede wszystkim z procesu.
Smart skrytka na chwilę jest nastawiona na szybkie udostępnienie wolnej skrytki użytkownikowi z rotacyjnej puli.
Smart skrytka biurowa jest elementem organizacji przestrzeni pracy. Może wspierać rezerwowanie miejsca na czas pobytu w biurze, elastyczne przydziały oraz scenariusze charakterystyczne dla organizacji wykorzystujących hot desking i hybrydowy model pracy.
Dlatego w biurze warto analizować skrytki razem z całym modelem korzystania z przestrzeni, a nie jako osobny mebel.
Smart Wydaniomat – gdy skrytka ma przekazać przedmiot konkretnej osobie
Nie każdy Smart Locker służy do przechowywania rzeczy należących do jego użytkownika.
Czasami problem wygląda zupełnie inaczej: jedna osoba lub dział przygotowuje przedmiot, a inna osoba ma go odebrać. Może to być laptop, telefon, dokument, przesyłka, zamówienie wewnętrzne, wyposażenie pracownika albo inny firmowy zasób.
W takim przypadku potrzebny jest Smart Wydaniomat.
Jak działa Wydaniomat?
Proces koncentruje się na przekazaniu konkretnego przedmiotu konkretnemu odbiorcy.
Nadawca przygotowuje przesyłkę lub zasób, umieszcza go w odpowiedniej skrytce, a odbiorca otrzymuje dane pozwalające na jej otwarcie. W URVE Smart Wydaniomat odbiór może odbywać się za pomocą kodu QR lub PIN-u, a system rejestruje status procesu od nadania do odebrania.
Najważniejszą korzyścią nie jest tutaj samo przechowywanie. Jest nią oddzielenie momentu wydania od momentu odbioru.
Osoba przygotowująca sprzęt nie musi czekać na odbiorcę, a odbiorca nie musi umawiać konkretnej godziny z administracją, magazynem czy działem IT.
Gdzie sprawdzi się Smart Wydaniomat?
Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne w siedzibach firm, kampusach, działach IT i administracji, magazynach oraz wszędzie tam, gdzie regularnie przekazywane są przygotowane wcześniej przedmioty.
Wydaniomat może również przejąć część procesów związanych z odbiorem przesyłek, ograniczając konieczność ręcznego wyszukiwania i przekazywania paczek.
Smart Narzędziomat – kontrolowane pobieranie i zwracanie zasobów
Smart Narzędziomat obsługuje jeszcze inny proces.
Tutaj pracownik nie odbiera przedmiotu na własność ani nie korzysta wyłącznie ze swojej skrytki. Pobiera firmowy zasób, korzysta z niego, a następnie go zwraca.
System powinien więc obsłużyć nie tylko moment otwarcia skrytki, ale również informację o tym, kto pobrał konkretny zasób i czy został on później zwrócony.
W rozwiązaniu URVE użytkownik identyfikuje się przy urządzeniu, wybiera potrzebne narzędzie lub wyposażenie, a system zapisuje pobranie oraz późniejszy zwrot. Rozwiązanie jest kierowane m.in. do zakładów produkcyjnych, działów utrzymania ruchu, magazynów technicznych i zespołów serwisowych.
Czym Narzędziomat różni się od Wydaniomatu?
To jedna z najważniejszych różnic przy wyborze rodzaju Smart Lockera.
W Wydaniomacie proces jest zorientowany na przekazanie przygotowanego przedmiotu odbiorcy.
W Narzędziomacie proces jest zorientowany na pobranie firmowego zasobu i jego późniejszy zwrot.
Dlatego Narzędziomat sprawdzi się np. przy elektronarzędziach, urządzeniach pomiarowych, specjalistycznym wyposażeniu czy sprzęcie używanym przez wiele osób.
Porównanie rodzajów Smart Lockerów
| Rodzaj rozwiązania | Sposób korzystania | Typowy czas dostępu | Co znajduje się w skrytce? | Przykładowe zastosowanie |
| Smart skrytka na chwilę | współdzielona przez wielu użytkowników | krótki / czasowy | rzeczy użytkownika | szatnia, obiekt sportowy, przestrzeń rotacyjna |
| Smart skrytka na stałe | przypisana do jednej osoby | długoterminowy | rzeczy użytkownika | produkcja, szkoła, szatnia pracownicza |
| Smart skrytka biurowa | rezerwowana lub elastycznie przypisywana | pobyt w biurze / zależnie od modelu | rzeczy pracownika, wyposażenie | biuro hybrydowe, hot desking, coworking |
| Smart Wydaniomat | przedmiot przypisany do odbiorcy | do momentu odbioru | paczka, sprzęt, zamówienie, wyposażenie | IT, administracja, magazyn, punkt odbioru |
| Smart Narzędziomat | zasób jest pobierany i zwracany | czas wypożyczenia | narzędzia i wyposażenie | produkcja, utrzymanie ruchu, serwis |
Jak wybrać odpowiedni Smart Locker dla firmy?
Dobór systemu warto rozpocząć od procesu, a dopiero później przejść do liczby skrytek, wymiarów, zamków czy sposobu identyfikacji.
Czy użytkownik ma mieć własną skrytkę?
Jeżeli pracownik potrzebuje tego samego miejsca każdego dnia przez wiele miesięcy, naturalnym rozwiązaniem będzie Smart skrytka na stałe.
Jeżeli z jednej infrastruktury korzystają rotacyjnie różne osoby, bardziej efektywna może być Smart skrytka na chwilę.
Czy pracownik powinien móc zaplanować korzystanie ze skrytki?
W organizacjach stosujących pracę hybrydową warto rozważyć Smart skrytkę biurową, szczególnie gdy korzystanie z niej ma odpowiadać rzeczywistej obecności pracownika w biurze.
Czy skrytka służy do przechowywania czy przekazywania?
To bardzo ważne rozróżnienie.
Jeżeli użytkownik przechowuje własne rzeczy, właściwy będzie jeden z modeli skrytek osobistych.
Jeżeli natomiast jedna osoba przygotowuje przedmiot, który później ma odebrać ktoś inny, proces znacznie lepiej odpowiada logice Wydaniomatu.
Czy przekazany zasób powinien wrócić?
Jeżeli przedmiot jest jedynie przekazywany odbiorcy, dobrym rozwiązaniem będzie Wydaniomat.
Jeżeli pracownik pobiera narzędzie lub wyposażenie, korzysta z niego i powinien później je oddać, potrzebny jest proces obsługiwany przez Narzędziomat.
Dobór Smart Lockera – najważniejsze pytania przed wdrożeniem
| Pytanie | Dlaczego jest ważne? |
| Kto będzie korzystał z systemu? | Innego procesu potrzebują pracownicy biurowi, inni pracownicy produkcji, goście, Klienci czy serwisanci. |
| Ilu użytkowników korzysta ze skrytek jednocześnie? | Pozwala określić rzeczywiste zapotrzebowanie na liczbę skrytek. |
| Jak długo użytkownik potrzebuje skrytki? | Decyduje o wyborze pomiędzy przydziałem stałym i czasowym. |
| Czy skrytkę trzeba wcześniej rezerwować? | Ma znaczenie szczególnie w biurach hybrydowych. |
| Co będzie przechowywane? | Wpływa na wymiary skrytek oraz sposób działania całego procesu. |
| Czy zasób jest przekazywany czy wypożyczany? | Rozróżnia m.in. Wydaniomat od Narzędziomatu. |
| Jak użytkownik ma się identyfikować? | Pozwala dobrać np. kartę RFID, aplikację, QR lub PIN. |
| Czy system powinien współpracować z innymi rozwiązaniami w firmie? | Integracje mogą ograniczyć ręczne zarządzanie użytkownikami i dostępami. |
Czy w jednej firmie można wykorzystywać kilka rodzajów Smart Lockerów?
Takie podejście często ma więcej sensu niż próba obsłużenia wszystkich potrzeb jednym modelem.
Duży zakład produkcyjny może przykładowo wykorzystywać skrytki na stałe w szatni pracowniczej, Narzędziomat w obszarze utrzymania ruchu oraz Wydaniomat do przekazywania przygotowanego sprzętu lub wyposażenia.
W biurze hybrydowym podstawę mogą stanowić Smart skrytki biurowe, podczas gdy Wydaniomat może przejąć obsługę przekazywania laptopów, telefonów, akcesoriów i przesyłek.
Kluczowe jest więc nie pytanie „jaki jeden rodzaj szafki kupić?”, ale jakie procesy związane z przechowywaniem i obiegiem zasobów występują w organizacji.
W systemie URVE różne typy szafek mogą być zarządzane w ramach jednego rozwiązania, wraz z użytkownikami, przydziałami, uprawnieniami i historią operacji.
Co łączy różne rodzaje Smart Lockerów?
Choć sposób działania poszczególnych wariantów jest różny, ich wspólną cechą jest odejście od szafki jako niezależnego mebla zamykanego mechanicznym kluczem.
Nowoczesny system zarządzania szafkami pozwala powiązać fizyczną skrytkę z użytkownikiem, określonym uprawnieniem albo konkretnym procesem biznesowym.
W zależności od konfiguracji administrator może zarządzać użytkownikami i dostępami, kontrolować przydziały, analizować historię operacji oraz wykorzystywać elektroniczne metody identyfikacji. W systemie URVE dostępne są m.in. aplikacja, panel administratora, RFID, QR, PIN oraz ekran dotykowy.
Technologia nie powinna jednak być celem samym w sobie. Jej zadaniem jest uproszczenie procesu, który wcześniej wymagał kluczy, ręcznej ewidencji, bezpośredniego wydawania przedmiotów albo angażowania administratora.
Najczęstsze błędy przy wyborze Smart Lockera
Wybór szafek przed analizą procesu
Liczba i wygląd skrytek są ważne, ale nie powinny być punktem wyjścia. Najpierw należy zrozumieć, kto korzysta z systemu, jak długo potrzebuje dostępu i co dzieje się z przechowywanym zasobem.
Dopiero na tej podstawie można właściwie zaprojektować rozwiązanie.
Skupienie się wyłącznie na sposobie otwierania
Karta RFID, PIN, kod QR czy aplikacja to tylko jedna część systemu.
Znacznie większe znaczenie dla organizacji może mieć sposób przydzielania skrytek, obsługa użytkowników, możliwość czasowego nadawania uprawnień oraz historia operacji.
Traktowanie wszystkich użytkowników tak samo
Pracownik produkcyjny, osoba korzystająca z biura hybrydowego, kurier i technik utrzymania ruchu wykonują zupełnie inne czynności.
Dobrze zaprojektowany Smart Locker powinien odzwierciedlać te różnice zamiast zmuszać wszystkie grupy do korzystania z jednego identycznego procesu.
Rodzaje Smart Lockerów – podsumowanie
Nie istnieje jeden model Smart Lockera, który będzie optymalny w każdej organizacji.
Smart skrytka na chwilę sprawdza się tam, gdzie jedna pula skrytek ma obsługiwać rotacyjnie wielu użytkowników. Smart skrytka na stałe odpowiada środowiskom wymagającym długoterminowego przypisania miejsca do konkretnej osoby. Smart skrytka biurowa wspiera elastyczne korzystanie ze skrytek w nowoczesnym i hybrydowym środowisku pracy.
Jeżeli celem nie jest przechowywanie własnych rzeczy, ale przekazywanie konkretnych przedmiotów odbiorcom, właściwym rozwiązaniem może być Smart Wydaniomat. Natomiast tam, gdzie zasób jest pobierany, wykorzystywany i następnie zwracany, warto rozważyć Smart Narzędziomat.
Najlepszy sposób wyboru systemu można więc sprowadzić do jednej zasady:
najpierw określ proces, a dopiero później dobierz rodzaj Smart Lockera.
Dzięki temu inteligentne szafki stają się nie tylko wygodniejszą alternatywą dla tradycyjnych zamków i kluczy, ale elementem szerszego systemu zarządzania przestrzenią, dostępem i firmowymi zasobami.
FAQ – najczęstsze pytania o rodzaje Smart Lockerów
Czym różni się Smart Locker od zwykłej szafki elektronicznej?
Smart Locker łączy fizyczną skrytkę z systemem, który może zarządzać użytkownikami, dostępem, przydziałami i historią operacji. Sama elektroniczna blokada drzwi nie oznacza jeszcze pełnego systemu zarządzania szafkami.
Jaki Smart Locker wybrać do biura hybrydowego?
W biurach hybrydowych najczęściej potrzebny jest model pozwalający elastycznie przydzielać lub rezerwować skrytki na czas obecności pracownika. W takim scenariuszu sprawdza się Smart skrytka biurowa.
Jaki rodzaj Smart Lockera sprawdzi się w zakładzie produkcyjnym?
Zależy to od procesu. Do stałego przechowywania rzeczy pracowników może służyć Smart skrytka na stałe, natomiast do kontrolowanego pobierania i zwracania wspólnych narzędzi – Smart Narzędziomat.
Czym różni się Wydaniomat od Narzędziomatu?
Wydaniomat służy przede wszystkim do przekazania przygotowanego przedmiotu określonemu odbiorcy. Narzędziomat obsługuje proces, w którym użytkownik pobiera firmowy zasób, a później go zwraca.
Czy jedna firma może korzystać z kilku rodzajów Smart Lockerów?
Tak. Różne obszary organizacji mogą wymagać innych modeli działania. W jednej lokalizacji mogą więc funkcjonować np. stałe skrytki pracownicze, skrytki biurowe, Wydaniomat oraz Narzędziomat, jeśli odpowiadają różnym procesom.
Wypróbuj darmowe i w pełni funkcjonalne demo zanim podejmiesz decyzję
Jeżeli chcesz uzyskać dostęp do próbnej wersji produktu wypełnij proszę poniższy formularz lub skontaktuj się z nami mailowo.
Darmowa wersja demonstracyjna oprogramowania pozwoli na zapoznanie się z funkcjonalnością naszego systemu. Nasz dział wsparcia z przyjemnością zaprezentuje kluczowe możliwości aplikacji Smart Office, odpowie na wszelkie pytania, a także rozwieje wątpliwości techniczne. Zapraszamy do kontaktu!
Senior Key Account Manager
