Biura nigdy nie były tak drogie w utrzymaniu i jednocześnie tak słabo wykorzystywane.
W wielu organizacjach można dziś zauważyć dokładnie ten sam schemat:
- wtorek i środa – pełne biuro
- poniedziałek i piątek – niemal puste piętra
- część sal konferencyjnych zarezerwowana, ale niewykorzystywana
- dziesiątki pustych biurek mimo wysokich kosztów utrzymania
A mimo to firmy nadal płacą za całą powierzchnię:
- czynsz,
- energię,
- klimatyzację,
- serwis techniczny,
- sprzątanie,
- wyposażenie.
To właśnie jeden z największych problemów pracy hybrydowej: nierównomierne wykorzystanie biura. I jednocześnie jeden z najbardziej niedoszacowanych kosztów operacyjnych w nowoczesnych organizacjach.
Jak zmieniło się wykorzystanie biura po pandemii?
Jeszcze kilka lat temu większość biur była projektowana według bardzo prostego modelu:
1 pracownik = 1 biurko = codzienna obecność.
Firmy zakładały, że niemal cały zespół będzie pracował stacjonarnie przez 5 dni w tygodniu. Przestrzeń planowano pod pełne obłożenie. Dziś ten model przestał działać.
Wiele organizacji wdrożyło pracę hybrydową, a pracownicy przyzwyczaili się do większej elastyczności. Problem polega jednak na tym, że większość zespołów wybiera dokładnie te same dni obecności w biurze.
Efekt?
Biuro nie jest równomiernie wykorzystywane.
W środku tygodnia pojawia się problem:
- braku miejsc,
- przeciążonych sal konferencyjnych,
- wysokiego hałasu,
- kolejek do parkingów i stref wspólnych.
Kilka dni później ta sama przestrzeń stoi niemal pusta.
To oznacza, że firmy utrzymują powierzchnię dostosowaną do dni szczytowych, mimo że przez znaczną część tygodnia realne wykorzystanie biura jest bardzo niskie.
Dlaczego „ciche dni” są tak dużym problemem?
Największym wyzwaniem nie jest sam spadek obecności. Problemem jest nierównomierny rozkład wykorzystania przestrzeni. To właśnie on powoduje, że:
- organizacje utrzymują zbyt duże biura,
- powierzchnia nie generuje realnej wartości biznesowej,
- rosną koszty operacyjne,
- firmy nie potrafią efektywnie planować przestrzeni.
W praktyce oznacza to, że:
- część biurek jest wykorzystywana sporadycznie,
- niektóre strefy pozostają niemal stale puste,
- sale konferencyjne bywają blokowane przez fikcyjne rezerwacje,
- infrastruktura działa niezależnie od realnej obecności pracowników.
Biuro kosztuje dokładnie tyle samo – niezależnie od tego, czy korzysta z niego 30 osób czy 300.
Ile kosztuje niewykorzystane biuro?
Wiele firm nie zdaje sobie sprawy ze skali strat związanych z niewykorzystaną przestrzenią.
Załóżmy:
- biuro: 1500 m²
- koszt najmu i eksploatacji: 120 PLN/m² miesięcznie
To daje ponad 2 000 000 PLN kosztów rocznie.
Jeśli średnie wykorzystanie biura wynosi:
- 35-40%,
- a w niektóre dni spada do 20-25%,
oznacza to, że ogromna część powierzchni przez większość czasu nie pracuje na biznes, a – przecież – firma nadal ponosi koszty:
- najmu,
- energii,
- klimatyzacji,
- ogrzewania,
- ochrony,
- utrzymania infrastruktury,
- wyposażenia stanowisk pracy.
W praktyce oznacza to setki tysięcy złotych rocznie wydawanych na przestrzeń, która pozostaje niewykorzystana.
Największy problem? Firmy nadal nie mają danych
Większość organizacji nadal nie wie:
- jaka jest realna obecność pracowników,
- które strefy są wykorzystywane,
- ile osób faktycznie korzysta z biura,
- kiedy występują peak days,
- które biurka stoją puste,
- jak wygląda wykorzystanie sal konferencyjnych.
Decyzje dotyczące biura bardzo często nadal podejmowane są intuicyjnie. To ogromny problem.
Firmy monitorują dziś:
- sprzedaż,
- marketing,
- logistykę,
- produkcję,
- obsługę klienta.
Ale biuro kosztujące miliony złotych rocznie nadal funkcjonuje bez twardych danych.
Workplace analytics – jak odzyskać kontrolę nad biurem?
Nowoczesne organizacje coraz częściej wdrażają “workplace analytics”, aby lepiej rozumieć sposób wykorzystywania przestrzeni.
Systemy tego typu pozwalają analizować:
- obecność pracowników,
- wykorzystanie biurek,
- occupancy poszczególnych stref,
- wykorzystanie sal konferencyjnych,
- trendy obecności,
- peak occupancy,
- realne wykorzystanie powierzchni.
Dzięki temu firmy mogą:
- ograniczać niewykorzystaną przestrzeń,
- lepiej planować układ biura,
- optymalizować koszty,
- poprawiać komfort pracy hybrydowej,
- wspierać cele ESG,
- podejmować decyzje w oparciu o dane.
To właśnie dlatego “workplace analytics” staje się dziś jednym z najważniejszych elementów nowoczesnego Smart Office.
Czy rozwiązaniem zawsze jest zmniejszenie biura?
Nie zawsze.
W wielu przypadkach problemem nie jest sama wielkość powierzchni, ale brak efektywnego zarządzania przestrzenią.
Często dużo lepsze efekty przynoszą:
- wdrożenie rezerwacji biurek,
- analiza zajętości,
- reorganizacja stref,
- zmiana zasad obecności zespołów,
- eliminacja “ghost bookings”,
- lepsze wykorzystanie sal konferencyjnych.
Dopiero analiza danych pozwala ocenić:
- czy biuro jest rzeczywiście za duże,
- które strefy są niewykorzystane,
- gdzie organizacja realnie traci pieniądze.
Wykorzystanie biura a ESG
Niewykorzystana przestrzeń to nie tylko problem finansowy. To również realny problem środowiskowy. Puste biuro nadal zużywa:
- energię,
- ogrzewanie,
- klimatyzację,
- oświetlenie,
- zasoby techniczne.
To oznacza:
- wyższy ślad węglowy,
- większe zużycie energii,
- trudniejszą realizację celów ESG.
Dlatego coraz więcej organizacji traktuje “workplace analytics” nie tylko jako narzędzie do redukcji kosztów, ale również element strategii zrównoważonego rozwoju.
Podsumowanie
Model pracy hybrydowej całkowicie zmienił sposób korzystania z biur. Największym wyzwaniem nie jest dziś samo posiadanie przestrzeni. Problemem jest jej nierównomierne wykorzystanie.
„Ciche dni” generują:
- wysokie koszty,
- niewykorzystaną powierzchnię,
- chaos organizacyjny,
- niepotrzebne zużycie energii,
- trudności w planowaniu biura.
Dlatego nowoczesne firmy coraz częściej wdrażają:
- “workplace analytics”,
- rezerwację biurek,
- systemy zarządzania biurem,
- analizę dostępności.
Bo najważniejsze pytanie brzmi dziś:
Ile kosztuje każdy metr biura, który przez większość tygodnia stoi pusty?
FAQ – Wykorzystanie biura
Co oznacza wykorzystanie biura?
Wykorzystanie biura określa, jak intensywnie pracownicy korzystają z przestrzeni biurowej. Analizuje się m.in. obecność pracowników, wykorzystanie biurek, sal konferencyjnych i stref wspólnych.
Dlaczego wykorzystanie biura spadło?
Główną przyczyną jest rozwój pracy hybrydowej i zdalnej. Pracownicy nie korzystają już z biura codziennie, co powoduje spadek średniego occupancy.
Jak obliczyć wykorzystanie biura?
Najczęściej analizuje się:
- liczbę obecnych pracowników,
- wykorzystanie biurek,
- zajętość sal konferencyjnych,
- wykorzystanie poszczególnych stref,
- średnią obecność w skali tygodnia i miesiąca.
Co to są peak days?
Peak days to dni o najwyższej obecności pracowników w biurze – najczęściej wtorki i środy w modelu pracy hybrydowej.
Jak “workplace analytics” pomaga optymalizować biuro?
Systemy “workplace analytics” dostarczają danych o realnym wykorzystaniu przestrzeni. Dzięki temu organizacje mogą ograniczać koszty, poprawiać komfort pracy i lepiej planować powierzchnię biurową.
Czy rezerwacja biurek poprawia wykorzystanie biura?
Tak. Rezerwacja biurek pomaga lepiej zarządzać obecnością pracowników, ograniczać chaos organizacyjny i zwiększać efektywność wykorzystania przestrzeni.
Czy niewykorzystane biuro wpływa na ESG?
Tak. Pusta przestrzeń nadal zużywa energię i generuje emisje CO₂, co zwiększa ślad węglowy organizacji.
Wypróbuj darmowe i w pełni funkcjonalne demo zanim podejmiesz decyzję
Jeżeli chcesz uzyskać dostęp do próbnej wersji produktu wypełnij proszę poniższy formularz lub skontaktuj się z nami mailowo.
Darmowa wersja demonstracyjna oprogramowania pozwoli na zapoznanie się z funkcjonalnością naszego systemu. Nasz dział wsparcia z przyjemnością zaprezentuje kluczowe możliwości aplikacji Smart Office, odpowie na wszelkie pytania, a także rozwieje wątpliwości techniczne. Zapraszamy do kontaktu!
Senior Key Account Manager
