System zur Buchung von Schreibtischen, Räumen und Stellplätzen für die Santander Bank Polska.
Mitarbeiteranzahl:
5000
Problem:
Fehlen eines IT-Systems für die Buchung von Büro-Ressourcen zur Unterstützung des hybriden Arbeitsmodells der Bank.
Lösung:
URVE Smart Office (Desk, Room, Park)
Wer ist der Kunde?
Für die Nutzung von URVE Smart Office entschied sich eine der größten Banken, die seit mehr als 20 Jahren auf dem polnischen Markt tätig ist – Santander Bank Polska. URVE-Lösungen wurden in mehreren Filialen der Bank implementiert.
Was wurde implementiert?
System URVE Smart Office
Buchungsmethoden:
mobile Anwendung
Web -anwendung
Plug-in für Microsoft Outlook
LOBO-Touchpanels 10"
Welche Probleme wurden gelöst?
1
Fehlen eines einheitlichen Raumbuchungssystems für alle Bankstandorte
Der Kunde hat mehrere Standorte, je mit Dutzenden von Sitzungsräumen. Die große Zahl der Mitarbeiter und die ständige Belegung der Räume erschwerten deren effiziente Verwaltung. Da die Räume ein wichtiger Bestandteil von Geschäftsbesprechungen und Teams sind, mussten sie besser organisiert werden.
Lösung:
Als Lösung bewährten sich die Touchpanels Lobo und die Integration von URVE Smart Office in das E-Mail-System des Kunden, sodass die Raumbelegung nicht nur in Outlook, sondern auch auf den Bildschirmen sichtbar war. Visuelle Elemente wie spezielle Hintergründe und Farben, Hintergrundbeleuchtung der Panels und die Möglichkeit, Räume über die Touchpanels zu buchen, haben die Qualität des Raummanagements deutlich verbessert.
2
Schwierigkeiten bei der Umsetzung des hybriden Arbeitsmodells
Die Pandemie und das anfängliche Homeoffice und später das hybride Arbeiten brachten weitere Herausforderungen für die Bank. Wie kann man begrenzte Büroflächen und die Anzahl der Schreibtischplätze der Mitarbeiter verwalten? Wie kann die Nutzung von Parkflächen optimiert werden? Wie kann ein Rotationsmodell für Bankmitarbeiter organisiert werden?
Lösung:
Hier kam die App URVE Smart Office zu Hilfe, mit der sich die vorab reservierten Schreibtische und Stellplätze einfach verwalten lassen. Die Mitarbeiter haben viel Freiheit bei den Buchungsmethoden erhalten. Dank verschiedener Schnittstellen wie einer mobilen App oder einer speziellen Website können die Mitarbeiter von überall aus den gewünschten Stellplatz oder Schreibtisch buchen und somit ihren Bürobesuch im Voraus planen.
3
Fehlen eines wirksamen Instruments für das Teammanagement
Auf Wunsch der Bank wurde ein spezielles Teammanagement-Modul für Manager entwickelt, das es ihnen ermöglicht, die Arbeit von Mitarbeitern, die in Teams arbeiten, noch besser zu organisieren.
Lösung:
Wir haben spezielle Funktionen für Manager eingerichtet:
– Gruppenbuchungen für Teams
– Übertragung von Befugnissen
– Annahme des Arbeitszeitplans für das Team
– Definition der Buchungslimits für Mitarbeiter
– Buchungen und Stornierungen im Namen und für den Mitarbeiter
Herausforderungen
- Umsetzung eines Systems zur Buchung von Schreibtischen und Stellplätzen für die gesamte Organisation
- Integration mit den bisherigen Systemen der Bank
- Durchlaufen eines langen und komplexen Sicherheitsverfahrens und allerlei Anwendungstests
- Ausarbeitung eines umfassenden, speziellen Verwaltungsmoduls mit hohen geschäftlichen Anforderungen
Resultate der Einführung der Smart-Office-Lösung:
3.200
Schreibtische, die über das System betreut werden
220
Stellplätze, die über das System betreut werden
120
Touchpanels Lobo an Konferenzräumen
Zusammenfassung
Die Implementierung von URVE Smart Office hat es ermöglicht, den Prozess der Buchung von Schreibtischen, Räumen und Stellplätzen in den Standorten des Kunden effektiv zu automatisieren. Den Mitarbeitern des Unternehmens wurden bequeme und effiziente Tools für die Verwaltung ihrer Buchungen bereitgestellt, wodurch sie mehr Zeit sparen. Die Umsetzung hat sich positiv auf die Optimierung der Kosten der Bank ausgewirkt.
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