Un sistema di prenotazione per scrivanie, sale conferenze e parcheggi per la Santander Bank Polska
Numero di dipendenti:
5000
Problema:
Non esiste alcun sistema IT per riservare le risorse d’ufficio che possa supportare il modello ibrido delle operazioni bancarie.
Soluzione:
URVE Smart Office (Desk, Room, Park)
Chi è il cliente?
L’utente di URVE Smart Office è una delle banche più grandi che opera nel mercato polacco da oltre 20 anni: Santander Bank Polska. La soluzione URVE è stata lanciata nelle sue numerose filiali.
Cosa è stato implementato?
Sistema URVE Smart Office
Opzioni di prenotazione:
un'applicazione mobile
un'applicazione Web
un plugin per Microsoft Outlook
Pannelli touch Lobo da 10 pollici
Quali problemi sono stati risolti?
1
Mancanza di un sistema uniforme per la prenotazione delle sale conferenze in tutte le filiali bancarie
Il cliente dispone di diverse sedi con decine di sale conferenze in ciascuna di esse e ha dovuto affrontare difficoltà con la gestione efficace di un gran numero di dipendenti e l’occupazione permanente delle sale conferenze. Poiché le sale conferenze sono un elemento importante delle riunioni aziendali e di gruppo, necessitano di un sistema di gestione migliore.
Soluzione:
Touch screen Lobo e integrazione di URVE Smart Office con il sistema di posta elettronica del cliente per rendere visibile l’occupazione della sala conferenze non solo in Outlook, ma anche sugli schermi. Elementi visivi come sfondi e colori dedicati, retroilluminazione dei pannelli o possibilità di riservare sale sugli schermi hanno migliorato significativamente la qualità della gestione della sala conferenze.
2
Difficoltà nell’implementazione di un modello di lavoro ibrido
La situazione legata al virus e i problemi iniziali legati al lavoro a distanza, e successivamente al lavoro ibrido, hanno portato nuove sfide per la banca. Come gestire uno spazio ufficio limitato e il numero di scrivanie disponibili? Come ottimizzare l’uso dei parcheggi? Come organizzare un modello di rotazione del lavoro per il personale della banca?
Soluzione:
Applicazione URVE Smart Office che aiuta a gestire scrivanie e parcheggi riservati. Ai dipendenti è stata data molta flessibilità in termini di opzioni di prenotazione. Diverse interfacce, come un’app mobile o un sito Web dedicato, consentono ai dipendenti di prenotare un parcheggio preferito o una scrivania da qualsiasi luogo, in modo da poter pianificare in anticipo la propria visita in ufficio.
3
Mancanza di strumenti efficaci per la gestione del team
Su richiesta della banca abbiamo sviluppato uno speciale modulo di gestione del team per i manager per organizzare ancora meglio il lavoro dei dipendenti che lavorano in team.
Soluzione:
Abbiamo creato funzionalità speciali per i manager:
– Prenotazioni di gruppo per squadre
– Delegazione di autorità
– Accettazione degli orari di lavoro del team
– Specification of reservation limits for employees
– Prenotazioni e cancellazioni per conto e per i dipendenti
Sfide
- L'implementazione del sistema di prenotazione di sale congressi, postazioni di lavoro e parcheggi per tutta l'organizzazione
- L'integrazione con i sistemi esistenti utilizzati dalla banca
- Il processo di lunghe e complicate procedure di sicurezza e test applicativi
- Lo sviluppo di un modulo completo e dedicato ai manager caratterizzati da importanti esigenze aziendali
Risultati dell'implementazione di Smart Office:
3200
Scrivanie gestite dal sistema
220
Parcheggi gestiti dal sistema
120
Touch screen Lobo installati nelle sale conferenze
Riepilogo
L’implementazione del sistema URVE Smart Office ha consentito un’efficace automazione dei banchi prenotazione, delle sale congressi e dei parcheggi nelle filiali del cliente. I dipendenti ora dispongono di strumenti convenienti ed efficaci per gestire le proprie prenotazioni risparmiando molto più tempo. La soluzione ha avuto un impatto positivo sull’ottimizzazione dei costi della Banca.
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