Un sistema di prenotazione per scrivanie, sale conferenze e parcheggi per la Santander Bank Polska

Numero di dipendenti:

5000

Problema:

Non esiste alcun sistema IT per riservare le risorse d’ufficio che possa supportare il modello ibrido delle operazioni bancarie.

Soluzione:

URVE Smart Office (Desk, Room, Park)

Chi è il cliente?

L’utente di URVE Smart Office è una delle banche più grandi che opera nel mercato polacco da oltre 20 anni: Santander Bank Polska. La soluzione URVE è stata lanciata nelle sue numerose filiali.

Cosa è stato implementato?

Sistema URVE Smart Office

Opzioni di prenotazione:

un'applicazione mobile

un'applicazione Web

un plugin per Microsoft Outlook

Pannelli touch Lobo da 10 pollici

Quali problemi sono stati risolti?

1

Mancanza di un sistema uniforme per la prenotazione delle sale conferenze in tutte le filiali bancarie

Il cliente dispone di diverse sedi con decine di sale conferenze in ciascuna di esse e ha dovuto affrontare difficoltà con la gestione efficace di un gran numero di dipendenti e l’occupazione permanente delle sale conferenze. Poiché le sale conferenze sono un elemento importante delle riunioni aziendali e di gruppo, necessitano di un sistema di gestione migliore.

Soluzione:

Touch screen Lobo e integrazione di URVE Smart Office con il sistema di posta elettronica del cliente per rendere visibile l’occupazione della sala conferenze non solo in Outlook, ma anche sugli schermi. Elementi visivi come sfondi e colori dedicati, retroilluminazione dei pannelli o possibilità di riservare sale sugli schermi hanno migliorato significativamente la qualità della gestione della sala conferenze.

2

Difficoltà nell’implementazione di un modello di lavoro ibrido

La situazione legata al virus e i problemi iniziali legati al lavoro a distanza, e successivamente al lavoro ibrido, hanno portato nuove sfide per la banca. Come gestire uno spazio ufficio limitato e il numero di scrivanie disponibili? Come ottimizzare l’uso dei parcheggi? Come organizzare un modello di rotazione del lavoro per il personale della banca?

Soluzione:

Applicazione URVE Smart Office che aiuta a gestire scrivanie e parcheggi riservati. Ai dipendenti è stata data molta flessibilità in termini di opzioni di prenotazione. Diverse interfacce, come un’app mobile o un sito Web dedicato, consentono ai dipendenti di prenotare un parcheggio preferito o una scrivania da qualsiasi luogo, in modo da poter pianificare in anticipo la propria visita in ufficio.

3

Mancanza di strumenti efficaci per la gestione del team

Su richiesta della banca abbiamo sviluppato uno speciale modulo di gestione del team per i manager per organizzare ancora meglio il lavoro dei dipendenti che lavorano in team.

Soluzione:

Abbiamo creato funzionalità speciali per i manager:

Prenotazioni di gruppo per squadre

Delegazione di autorità

Accettazione degli orari di lavoro del team

– Specification of reservation limits for employees

Prenotazioni e cancellazioni per conto e per i dipendenti

 

Sfide

Risultati dell'implementazione di Smart Office:

3200

Scrivanie gestite dal sistema

220

Parcheggi gestiti dal sistema

120

Touch screen Lobo installati nelle sale conferenze

Riepilogo

L’implementazione del sistema URVE Smart Office ha consentito un’efficace automazione dei banchi prenotazione, delle sale congressi e dei parcheggi nelle filiali del cliente. I dipendenti ora dispongono di strumenti convenienti ed efficaci per gestire le proprie prenotazioni risparmiando molto più tempo. La soluzione ha avuto un impatto positivo sull’ottimizzazione dei costi della Banca.

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