System rezerwacji biurek, sal i parkingów dla Santander Bank Polska
Ilu pracowników:
5000
Problem:
Brak informatycznego systemu do rezerwacji zasobów biurowych, który wspierałby hybrydowy model pracy banku.
Rozwiązanie:
URVE Smart Office (Desk, Room, Park)
Kim jest klient?
Użytkownikiem URVE Smart Office stał się jeden z największych banków działających na polskim rynku od ponad 20 lat – Santander Bank Polska. Rozwiązania URVE zostały wdrożone w kilku oddziałach banku.
Co zostało wdrożone?
System URVE Smart Office
Sposoby rezerwacji:
aplikacja mobilna
aplikacja
www
plugin do Microsoft Outlook
10-calowe panele dotykowe Lobo
Jakie problemy rozwiązano?
1
Brak jednolitego systemu do rezerwacji sal dla wszystkich lokalizacji banku
Klient posiada kilka lokalizacji, a w każdej z nich dziesiątki sal konferencyjnych. Duża liczba pracowników i permanentne obłożenie sal sprawiało kłopoty z ich zarządzaniem w efektywny sposób. Sale jako ważny element spotkań biznesowych i zespołów potrzebowały lepszej organizacji.
Rozwiązanie:
Rozwiązaniem okazały się panele dotykowego Lobo i integracja URVE Smart Office z systemem pocztowym Klienta, dzięki czemu zajętość sal była widoczna nie tylko w Outlooku, ale również na ekranach. Elementy wizualne takie jak dedykowane tło i kolorystyka, podświetlenie paneli, czy możliwość rezerwacji sal z paneli znacznie poprawiły jakość zarządzania salami.
2
Trudności w wdrożeniem hybrydowego modelu pracy
Sytuacja związana z wirusem i początkowo z pracą zdalną, a następnie pracą hybrydową postawiła przed bankiem kolejne wyzwania. Jak zarządzać ograniczoną ilością powierzchni biurowej i liczbą biurek pracowniczych? W jaki sposób zoptymalizować wykorzystanie powierzchni parkingowej? Jak zorganizować pracownikom banku rotacyjny model pracy?
Rozwiązanie:
Z pomocą przyszła aplikacja URVE Smart Office, która pozwala łatwo zarządzać zarezerwowanymi wcześniej biurkami oraz miejscami parkingowymi. Pracownicy otrzymali dużą dowolność w sposobach rezerwacji. Dzięki kilku różnym interfejsom jak np. aplikacja mobilna czy dedykowana strona internetowa, pracownicy z dowolnego miejsca mogą zarezerwować interesujące ich miejsce parkingowe lub biurko, a tym samym zaplanować wizytę w biurze z wyprzedzeniem.
3
Brak efektywnego narzędzia do zarządzania zespołami zespołami
Na życzenie banku został przygotowany specjalny moduł do zarządzania zespołami dla managerów, pozwalający jeszcze lepiej organizować pracę pracownikom działających w zespołach.
Rozwiązanie:
Stworzyliśmy specjalne funkcjonalności dla managerów:
– Rezerwacje grupowe dla zespołów
– Delegowanie uprawnień
– Akceptacja harmonogramu pracy zespół
– Określanie limitów rezerwacji dla pracowników
– Rezerwacje i odwołanie w imieniu i dla pracownika
Wyzwania
- wdrożenie systemu rezerwacji sal biurek i miejsc parkingowych dla całej organizacji
- integracja z doczasowymi systemami stosowanymi przez bank
- przejście długiej i skomplikowanej procedury bezpieczeństwa i wszelakich testów aplikacji
- przygotowanie rozbudowanego dedykowanego modułu managerskiego, charakteryzującego się sporymi wymaganiami biznesowymi
Efekty wdrożenia rozwiązania Smart Office:
3200
Biurek obsługiwanych przez system
220
Miejsc parkingowych obsługiwanych przez system
120
Ekranów dotykowych Lobo przy salach konferencyjnych
Podsumowanie
Wdrożenie systemu URVE Smart Office umożliwiło skuteczną automatyzację procesu rezerwacji biurek, sal i miejsc parkingowych w oddziałach klienta. Pracownicy firmy otrzymali wygodne i efektywne narzędzia do zarządzania swoimi rezerwacjami, dzięki czemu oszczędzają więcej czasu. Wdrożenie pozytywnie wpłynęło na optymalizację kosztów banku.
