System rezerwacji biurek, sal i parkingów dla banku Santander

Ilu pracowników:

5000

Problem:

Brak informatycznego systemu do rezerwacji zasobów biurowych, który wspierałby hybrydowy model pracy banku.

Rozwiązanie:

URVE Smart Office (Desk, Room, Park)

Kim jest klient?

Użytkownikiem URVE Smart Office stał się jeden z największych banków działających na polskim rynku od ponad 20 lat – Santander Bank Polska. Rozwiązania URVE zostały wdrożone w kilku oddziałach banku.

Co zostało wdrożone?

System URVE Smart Office

Sposoby rezerwacji:

aplikacja mobilna

aplikacja
www

plugin do Microsoft Outlook

10-calowe panele dotykowe Lobo

Jakie problemy rozwiązano?

1

Brak jednolitego systemu do rezerwacji sal dla wszystkich lokalizacji banku

Klient posiada kilka lokalizacji, a w każdej z nich dziesiątki sal konferencyjnych. Duża liczba pracowników i permanentne obłożenie sal sprawiało kłopoty z ich zarządzaniem w efektywny sposób. Sale jako ważny element spotkań biznesowych i zespołów potrzebowały lepszej organizacji.

Rozwiązanie:

Rozwiązaniem okazały się panele dotykowego Lobo i integracja URVE Smart Office z systemem pocztowym Klienta, dzięki czemu zajętość sal była widoczna nie tylko w Outlooku, ale również na ekranach. Elementy wizualne takie jak dedykowane tło i kolorystyka, podświetlenie paneli, czy możliwość rezerwacji sal z paneli znacznie poprawiły jakość zarządzania salami.

2

Trudności w wdrożeniem hybrydowego modelu pracy

Sytuacja związana z wirusem i początkowo z pracą zdalną, a następnie pracą hybrydową postawiła przed bankiem kolejne wyzwania. Jak zarządzać ograniczoną ilością powierzchni biurowej i liczbą biurek pracowniczych? W jaki sposób zoptymalizować wykorzystanie powierzchni parkingowej? Jak zorganizować pracownikom banku rotacyjny model pracy?

Rozwiązanie:

Z pomocą przyszła aplikacja URVE Smart Office, która pozwala łatwo zarządzać zarezerwowanymi wcześniej biurkami oraz miejscami parkingowymi. Pracownicy otrzymali dużą dowolność w sposobach rezerwacji. Dzięki kilku różnym interfejsom jak np. aplikacja mobilna czy dedykowana strona internetowa, pracownicy z dowolnego miejsca mogą zarezerwować interesujące ich miejsce parkingowe lub biurko, a tym samym zaplanować wizytę w biurze z wyprzedzeniem.

3

Brak efektywnego narzędzia do zarządzania zespołami zespołami

Na życzenie banku został przygotowany specjalny moduł do zarządzania zespołami dla managerów, pozwalający jeszcze lepiej organizować pracę pracownikom działających w zespołach.

Rozwiązanie:

Stworzyliśmy specjalne funkcjonalności dla managerów:

– Rezerwacje grupowe dla zespołów

– Delegowanie uprawnień

– Akceptacja harmonogramu pracy zespół

– Określanie limitów rezerwacji dla pracowników

– Rezerwacje i odwołanie w imieniu i dla pracownika

Wyzwania

Efekty wdrożenia rozwiązania Smart Office:

3200

Biurek obsługiwanych przez system

220

Miejsc parkingowych obsługiwanych przez system

120

Ekranów dotykowych Lobo przy salach konferencyjnych

Zrealizujmy razem podobny projekt.

Skontaktuj się:

Podsumowanie

Wdrożenie systemu URVE Smart Office umożliwiło skuteczną automatyzację procesu rezerwacji biurek, sal i miejsc parkingowych w oddziałach klienta. Pracownicy firmy otrzymali wygodne i efektywne narzędzia do zarządzania swoimi rezerwacjami, dzięki czemu oszczędzają więcej czasu. Wdrożenie pozytywnie wpłynęło na optymalizację kosztów banku.