System rezerwacji biurek, sal i parkingów dla Santander Bank Polska

Ilu pracowników:

5000

Problem:

Brak informatycznego systemu do rezerwacji zasobów biurowych, który wspierałby hybrydowy model pracy banku.

Rozwiązanie:

URVE Smart Office (Desk, Room, Park)

Kim jest klient?

Użytkownikiem URVE Smart Office stał się jeden z największych banków działających na polskim rynku od ponad 20 lat – Santander Bank Polska. Rozwiązania URVE zostały wdrożone w kilku oddziałach banku.

Co zostało wdrożone?

System URVE Smart Office

Sposoby rezerwacji:

aplikacja mobilna

aplikacja
www

plugin do Microsoft Outlook

10-calowe panele dotykowe Lobo

Jakie problemy rozwiązano?

1

Brak jednolitego systemu do rezerwacji sal dla wszystkich lokalizacji banku

Klient posiada kilka lokalizacji, a w każdej z nich dziesiątki sal konferencyjnych. Duża liczba pracowników i permanentne obłożenie sal sprawiało kłopoty z ich zarządzaniem w efektywny sposób. Sale jako ważny element spotkań biznesowych i zespołów potrzebowały lepszej organizacji.

Rozwiązanie:

Rozwiązaniem okazały się panele dotykowego Lobo i integracja URVE Smart Office z systemem pocztowym Klienta, dzięki czemu zajętość sal była widoczna nie tylko w Outlooku, ale również na ekranach. Elementy wizualne takie jak dedykowane tło i kolorystyka, podświetlenie paneli, czy możliwość rezerwacji sal z paneli znacznie poprawiły jakość zarządzania salami.

2

Trudności w wdrożeniem hybrydowego modelu pracy

Sytuacja związana z wirusem i początkowo z pracą zdalną, a następnie pracą hybrydową postawiła przed bankiem kolejne wyzwania. Jak zarządzać ograniczoną ilością powierzchni biurowej i liczbą biurek pracowniczych? W jaki sposób zoptymalizować wykorzystanie powierzchni parkingowej? Jak zorganizować pracownikom banku rotacyjny model pracy?

Rozwiązanie:

Z pomocą przyszła aplikacja URVE Smart Office, która pozwala łatwo zarządzać zarezerwowanymi wcześniej biurkami oraz miejscami parkingowymi. Pracownicy otrzymali dużą dowolność w sposobach rezerwacji. Dzięki kilku różnym interfejsom jak np. aplikacja mobilna czy dedykowana strona internetowa, pracownicy z dowolnego miejsca mogą zarezerwować interesujące ich miejsce parkingowe lub biurko, a tym samym zaplanować wizytę w biurze z wyprzedzeniem.

3

Brak efektywnego narzędzia do zarządzania zespołami zespołami

Na życzenie banku został przygotowany specjalny moduł do zarządzania zespołami dla managerów, pozwalający jeszcze lepiej organizować pracę pracownikom działających w zespołach.

Rozwiązanie:

Stworzyliśmy specjalne funkcjonalności dla managerów:

– Rezerwacje grupowe dla zespołów

– Delegowanie uprawnień

– Akceptacja harmonogramu pracy zespół

– Określanie limitów rezerwacji dla pracowników

– Rezerwacje i odwołanie w imieniu i dla pracownika

Wyzwania

Efekty wdrożenia rozwiązania Smart Office:

3200

Biurek obsługiwanych przez system

220

Miejsc parkingowych obsługiwanych przez system

120

Ekranów dotykowych Lobo przy salach konferencyjnych

Podsumowanie

Wdrożenie systemu URVE Smart Office umożliwiło skuteczną automatyzację procesu rezerwacji biurek, sal i miejsc parkingowych w oddziałach klienta. Pracownicy firmy otrzymali wygodne i efektywne narzędzia do zarządzania swoimi rezerwacjami, dzięki czemu oszczędzają więcej czasu. Wdrożenie pozytywnie wpłynęło na optymalizację kosztów banku.

Zrealizujmy razem podobny projekt

Zapraszamy do kontaktu!

Możesz skorzystać też z formularza