Un sistema de reserva de mesas de trabajo, salas de conferencias y aparcamientos para el Satander Bank Polska
Número de empleados:
5000
Problema:
No existe un sistema informático para reservar recursos de oficina que respalde el modelo híbrido de las operaciones bancarias.
Solución:
URVE Smart Office (Desk, Room, Park)
¿Quién es el cliente?
El usuario de URVE Smart Office es uno de los mayores bancos que operan en el mercado polaco desde hace más de 20 años: Santander Bank Polska. La solución URVE se ha puesto en marcha en varias de sus sucursales.
¿Qué se ha hecho?
Sistema URVE Smart Office
Opciones de reserva:
a mobile app
a web app
a plugin for Microsoft Outlook
Paneles táctiles Lobo de 10 pulgadas
¿Qué problemas se han resuelto?
1
Falta de un sistema uniforme de reserva de salas de conferencias en todas las sucursales bancarias.
El cliente tiene varias sedes con decenas de salas de conferencias en cada una de ellas y ha tenido dificultades con la gestión eficaz de un gran número de empleados y la ocupación permanente de las salas de conferencias. Dado que las salas de conferencias son un elemento importante de las reuniones empresariales y de equipo, necesitan un mejor sistema de gestión.
Solución:
Las pantallas táctiles Lobo y la integración de URVE Smart Office con el sistema de correo electrónico del cliente para hacer visible la ocupación de las salas de conferencias no sólo en Outlook, sino también en las pantallas. Elementos visuales como un fondo y colores específicos, la retroiluminación de los paneles o la posibilidad de reservar salas en las pantallas han mejorado considerablemente la calidad de la gestión de las salas de conferencias;
2
Dificultades para implantar un modelo de trabajo híbrido
La situación en torno al virus y los problemas iniciales asociados al trabajo a distancia, y más tarde al trabajo híbrido, han planteado nuevos retos al banco. ¿Cómo gestionar un espacio de oficinas limitado y el número de mesas de trabajo disponibles? ¿Cómo optimizar el uso de los aparcamientos? ¿Cómo organizar un modelo de rotación de trabajo para el personal del banco?
Solución:
Aplicación URVE Smart Office que ayuda a gestionar las reservas de mesas de trabajo y aparcamientos. Los empleados disponen de una gran flexibilidad en cuanto a las opciones de reserva. Varias interfaces diferentes, como una aplicación móvil o un sitio web específico, permiten a los empleados reservar un aparcamiento preferente o una mesa de trabajo desde cualquier lugar, para que puedan planificar su visita a la oficina con antelación.
3
Falta de herramientas eficaces de gestión de equipos
A petición del banco, hemos desarrollado un módulo especial de gestión de equipos para que los directivos organicen aún mejor el trabajo de los empleados que trabajan en equipo.
Solución:
Hemos creado funcionalidades especiales para los gestores:
– Reservas de grupo para equipos
– Delegación de autoridad
– Aceptación de los horarios de trabajo en equipo
– Especificación de los límites de reserva para los trabajadores por cuenta ajena
– Reservas y anulaciones en nombre y por cuenta de los empleados
Desafíos
- Implantación del sistema de reserva de salas de conferencias, mesas de trabajo y aparcamientos para toda la organización.
- La integración con los sistemas existentes utilizados por el banco.
- El proceso de largos y complicados procedimientos de seguridad y pruebas de aplicación
- Desarrollo de un módulo completo y específico para directivos, caracterizado por importantes requisitos empresariales.
Resultados de la implantación de la Oficina Inteligente:
3200
Mesas gestionadas por el sistema
220
Aparcamientos gestionados por el sistema
120
Pantallas táctiles Lobo instaladas en las salas de conferencias
Resumen
La implantación del sistema URVE Smart Office permitió automatizar eficazmente la reserva de mesas, salas de conferencias y plazas de aparcamiento en las sucursales del cliente. Los empleados disponen ahora de herramientas cómodas y eficaces para gestionar sus reservas ahorrando mucho más tiempo. La solución ha tenido un impacto positivo en la optimización de los costes del Banco.
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